İş Mesajlarının Beş Özelliği

Her ne kadar fikir vermek, satış yapmak ve iş toplantıları yapmak yüz yüze bir ortamda en etkili olsa da, bazen profesyonellerin mesaj bırakması gerekebilir. İşle ilgili e-postalar gönderirken ve telesekreterlerle konuşurken, yine de etkili bir adım atabilirsiniz. Birçok işletme ve insan kaynakları web sitesi, başarılı iş mesajlarının yedi, 10 veya hatta 12 ortak özelliğini listeler. Sadece beş ana özellik uygulayarak ortaklarınız ve müşterileriniz ile etkili iletişim kurabilirsiniz.

Naziklik ve Konuşma Sesi

İster telefonla ister e-postayla haberleşilsin, bir iş mesajının rahat, hoş ve konuşma bir tonu olmalıdır. Alıcıdan gelen bir yanıtı teşvik eden arkadaşça ve davetkar bir şekilde konuşmanız önemlidir. Duygusal, yüzleşici veya şikayetçi olmaktan kaçının. Bunun yerine, "lütfen", "teşekkür ederim", "içtenlikle", "takdir ediyoruz" ve "saygılarımla" gibi olumlu kelimeler ve ifadeler kullanarak kibar olun. Kendinize "Bunu okumaktan zevk alabilir miyim?" Diye sormalısınız. ABCO Bordro Hizmetleri A.Ş. Başkanı ve CEO'su Roger Reynolds'a göre

Özlülük

Kısa olmak iş iletişiminin çok önemli bir unsurudur. Amacınızı kibarca karşılamaya çalışın ve fikrinizi veya endişenizi mümkün olduğu kadar az kelimeyle ifade edin. Eski cümleleri, uzun ifadeleri kullanmaktan ve tekrarlanan içeriklerden kaçınmaktan kaçının. Explore HR web sitesine göre Concision, her iki taraf için de zaman ve para tasarrufu sağlıyor. Gereksiz ifadeleri ortadan kaldırarak ve sadece kibar bir selamlama, ilgili ifadeler ve yanıtlama daveti sağlayarak, fikirlerinizi veya endişelerinizi önemini gösterirsiniz. Reynolds, doğrudan mesajın konusuna ulaşmanızı, "dolgu" kelimeleri ve kelime öbeklerinden kaçınmanızı ve önceki yazışmalarınızı yeniden düzenlememenizi önerir.

Doğruluk ve Doğruluk

Bir mesaj bırakmak veya yanlış bilgi veya içeriğe sahip bir e-posta göndermek yalnızca utanç verici bir şey değil aynı zamanda profesyonelce olmayan, zaman alıcı ve maliyetlidir. Bir işletme mesajındaki hatalar yanlış yazılmış adları veya alıcının kişisel bilgilerini içerdiğinde, aynı zamanda rahatsız edici olur. Bir e-posta göndermeden veya bir müşteriyi aramadan veya bir telefon numarasını aramadan önce, doğruluk için bilgilerinizi kontrol ettiğinizden ve geçerli tüm numaraları veya tutarları doğruladığınızdan emin olun. Yazılı ve sözlü iletişim için her zaman irtibat kişisinin doğru adı, imla ve telaffuzuna sahip olduğunuzdan emin olun. Yazılı mesajlar gönderirken, her zaman göndermeden önce uygun dilbilgisi, yazım ve noktalama işaretleri kullanın.

Netlik ve Hassasiyet

Açıklık, başarılı bir iş mesajının en önemli bileşenlerinden biridir. İş iletişim koçu Ric Phillips'e göre, işinizi çalılıkların etrafında atmadan açıkça belirtmelisiniz. Phillips, “Hedeflerinizi veya isteklerinizi açıkça belirtin; insanlar liderliğiniz ve fikirleriniz için size saygı duyacaklardır” diyor Phillips. Okuyucu veya çağrı alıcısı için olası karışıklığı veya tahminde bulunmak için bilinen terimleri, kısa cümleleri kullanın ve teknik terimlerden ve ticari terimlerden kaçının. Alıcının mesajınızın amacını sorgulaması, deşifre etmesi veya çevirmesi gerekmez.

somutluk

Hem Reynolds, hem de HR İK, içeriğinizin doğruluğunu sağlamanın yollarını önerir; bu, iş mesajlarınızın etkinliği için çok önemlidir. Amaç, canlı bir görüntü oluşturmak ve alıcının bilincinde mesajınızın net bir şekilde anlaşılmasını sağlamaktır. İlgi uyandırmak için harekete geçirilebilir fiiller, canlı açıklamalar ve özel, somut bir dil kullanın. Belirsiz genellemeler yerine gerçekleri ve rakamları kullanın. Özlü fedakarlıktan ödün vermeden mümkün olduğunca açıklayıcı ve kesin olun.