İşlem Eşleme Rehberi

Bir işlem haritası veya akış şeması, küçük işletme sahibine, işin nasıl yapıldığını ve iyileştirmelerin verimliliği artırıp, atık ve hayal kırıklığını azaltıp azaltmadığını daha iyi anlamalarında yardımcı olabilir. Mevcut bir sürecin böyle bir şeması oluşturmak, süreç iyileştirme metodolojilerinde ortak bir adımdır, ancak kendi başınıza bile kullansanız, işlem haritalamadan faydalanabilirsiniz. Süreç haritaları, çalışanların ayrıntıları ve beklentileri anlamalarını sağlamak için yeni veya değiştirilmiş bir sürecin nasıl yapılması gerektiğini de gösterebilir.

Temel bilgi

Bir işlemin şu anda nasıl yapıldığı hakkında bilgi toplamak için tekniklerin bir kombinasyonunu kullanmak en iyisidir. Çalışanlardan adımlarını sıralamasını ve adımların değiştirilmesine neden olan durumları açıklamalarını isteyin. Süreci gözlemleyin ve ne yapıldığını ve nasıl yapıldığını kaydedin. İşçileri bir araya getirin ve topladığınız bilgileri gözden geçirin, ek ayrıntılar isteyin ve boşlukları veya tutarsızlıkları netleştirin.

Semboller

Standart işlem eşleme sembollerini kullanın, böylece sözleşmelere aşina olan herkes işlem haritanızı okuyabilir ve işleminiz hakkında temel bir anlayış edinebilir. Bir dikdörtgen, genellikle bir kişi veya makinenin gerçekleştirdiği tek bir işlem olan temel işlem adımını temsil eder. Bir sonraki basamağın belirli bir duruma bağlı olduğu bir karar ya da seçim noktasını belirtmek için bir elmas şekli kullanın. Diğer şekiller başlangıç ​​ve bitiş noktalarını, ayrı bir sayfada devam etmeyi ve ilgili belgeleri veya ekipmanları gösterir.

Oluşturma

İşlem haritanızı, kağıdınızın veya yazılım düzeninizin sol üst kısmına ilk adımı koyarak başlayın. Tercih ederseniz, işlemin başlangıcını gösteren yuvarlatılmış dikdörtgen şeklinde olabilir. Her adımı, gerçekleştirilen eylemi tanımlayan kısa bir cümle ile etiketleyin ve işlem adımlarının, işlemin aktığı yönü belirtmek için ucunda bir ok bulunan bir çizgi kullanarak bağlayın. Her adımı ve karar noktasını sayfa boyunca aşağı ve aşağı hareket ederek akış şemasına ekleyin. Bazı durumlarda, bir işlemdeki her adım için geçen sürelerin izlenmesi ve adımlar arasındaki herhangi bir gecikme için faydalanmak ve akış şemasını bu bilgilerle etiketlemek faydalı olabilir.

analiz

Proses haritanızı gözden geçirirken, yeniden işleme, darboğazlar ve hata potansiyeli gibi verimsizlik belirtilerine dikkat edin. Ayrıca, çalışanlar bir işlem adımının farklı kişiler tarafından farklı koşullar altında veya belirli koşullar altında yapıldığını gösterdiğinde dikkat edin. Bu varyasyonun, karmaşıklık eklemek ve standardizasyonu azaltmak yerine prosesinize değer kattığından emin olun. İşlemi gerçekleştiren kişilerin doğru olduğunu onaylamak için işlem haritasını gözden geçirmesini unutmayın.

Varyasyonlar

Daha karmaşık işlemler için veya özel durumlar için, özel bir tür işlem haritası kullanmak isteyebilirsiniz. Örneğin, işleminiz bireyler veya gruplar arasında çok sayıda elden teslim içeriyorsa, bir işlemin her adımını kimin yürüttüğünü vurgulayan bir dağıtım veya çapraz işlevli akış şeması seçebilirsiniz. İşleminizin verimsizliği temsil eden kısmını göstermekle özellikle ilgileniyorsanız, değeri temsil eden adımları israfı temsil edenlerden ayıran bir fırsat akış şeması oluşturabilirsiniz.