Etkili Toplantılar Rehberi

Tecrübeli işletme profesyonelleri "toplantıya göre ölüm" - korkusuz bir yöne ve daha fazla toplantıya yol açan verimlilik kaybına uğrayan, hiç bitmeyen toplantılar döngüsünden korkuyorlar. Ortamın güçlü bir yönetim kurulu odası mı yoksa bir girişimcinin ev ofisi mi olduğu, toplantılar her katılımcının konuşmanın sona ermesinden sonra ne beklendiğini anlamalarına göre başarılı veya başarısız. Tecrübeli kolaylaştırıcılar, herhangi bir toplantıdan en iyi şekilde yararlanmak için çeşitli stratejiler kullanır.

Tanışma mı, Tanışma mı?

Bir toplantının gerçekten çağrılması gerekip gerekmediğini belirleyin. Bir telefon görüşmesi veya e-posta yeterliyse veya geri bildirim için bir belgeyi birkaç kişiye yönlendirmek ihtiyacı karşılayacaksa, bir toplantının herkesin zamanının en verimli kullanımı olup olmadığını iki kez düşünün. Haberleşme uzmanı Tom Krattenmaker'a göre, "Verimsiz bir toplantıya çözüm, sahip olmak kadar basit olmayabilir. ... Önemli olan, bilgiyi paylaşmaksa - ki bu, çoğu zaman kötü toplantılarla karşılaşan organizasyonlarda ... e-posta, notlar ve gayri resmi konuşmalar muhtemelen daha iyi sonuç verecektir. "

Toplantıyı Planla

Toplantılarda açıkça ifade edilmiş bir dizi hedef ve masada doğru kişiler bulunmalıdır. Kolaylaştırıcılar kilit roller (başkan, tartışma kolaylaştırıcı, tutanak) tayin etmeli ve gündemin katılımcılara hazırlanabilmesi için yeterli teslim süresine sahip katılımcılara dağıtılmasını sağlamalıdır. Gündemin kendisi, her bir maddeyle ilgili net bir eylem veya sonuçla sınırlı olmalıdır.

Katılımcı listesinin gündem için uygun olduğundan ve bir konu sunması planlanan herkesin toplantı başlamadan önce kendisinden ne beklendiğini anladığından emin olun.

Zamanında Ol

Toplantıları zamanında başlatın ve zaman sınırlı gündem maddeleri ile mümkün olduğu kadar yakın bir zamanda ilerleyin. Her zaman planlanan saatin üzerinde veya öncesinde bitirin; gündemde kalan maddeler varsa, onları bir takip toplantısına erteleyin. Liderlik danışmanı Carter McNamara, “Her zaman zamanında başlayın; bu, zamanında gelenlere saygı gösterir ve geç gelenlere programlamanın ciddi olduğunu hatırlatır.” Diyor.

Şirketin toplantı kültürüne duyarlı olun: İnsanlar alışkanlıklar halinde arka arkaya toplantılar için zamanlanmışsa, seyahat ve tuvalet molalarına izin vermek için toplantıyı 10 dakika erken bitirin.

Grup Odağını Teşvik Edin

Bir dizi temel toplantı temeli kuralını tüm katılımcılarla paylaşın böylece herkes hangi davranışları göstermesi gerektiğini bilir. McNamara, "dört güçlü temel kural şunlardır: katıl, odaklan, ivmeyi koru ve kapanmaya başla" diyor. Zamanında beklentilerinizi belirleyin ve gerekirse toplantı sırasında dizüstü bilgisayarların veya diğer elektronik cihazların kullanımıyla ilgili standartları netleştirin.

Sonraki Adımları Netleştirin

Toplantı sona ermeden önce, alınan ana kararları ve verilen tüm görevleri gözden geçirin ve toplantı tutanaklarında belgelendirilmelerini sağlayın. Gruba bir sonraki adımları tartışması için birkaç dakika verin - ek toplantılar gerekli mi, yoksa daha büyük bir projenin veya sürecin parçası olarak başka adımlar veya eylemler yapılması gerekiyor mu?