Ön Büro Resepsiyonistinin Görgü Kuralları

Resepsiyonistiniz, birçok müşterinin sahip olduğu ilk izlenim olan işinizin yüzüdür. İyi bir resepsiyonist ziyaretçilerin kendilerini rahat ve konforlu hissetmelerini sağlar. Ortaya çıkma nedenleri ne olursa olsun, resepsiyon görevlisi bu konunun ele alınmasına yardımcı olur. Birkaç temel görgü kuralları tüm fark yaratabilir.

İş için giyinme

İş elbisesi için kurallarınız ne olursa olsun, resepsiyon görevlisinin onlar tarafından yaşaması gerekir. Ön büro için giymek uygun olanı standartlarınıza, yerel topluluğa ve çalışma alanınıza bağlıdır. Bir borsacı veya sağlık ofisi profesyonel bir görünüm isteyebilir, ancak gündelik giyim başka alanlarda da kabul edilebilir.

Selam, Koltuk ve Tedavi

Bir personel, bir resepsiyonistin “selamla, otur ve sev” gibi görevlerini özetledi.

• Müşterileri selamlayın ve neye ihtiyaçları olduğunu sorun.
• Eğer beklemek zorunda kalırlarsa, oturmaları için onları davet edin.
• Ofisinize bağlı olarak, onlara ücretsiz atıştırmalıklar ve kahve sunun veya otomatlara yönlendirin.
• Gerekirse banyonun yeri hakkında talimatlar sağlayın.

Bu basit bir rutindir, ancak ofis ziyaretçilerine memnuniyetle karşılandıkları hissini verir.

Telefon Görgü Kurallarının Önemi

Resepsiyon görevlileri ayrıca telefon görüşmeleri ile de ilgilenirler ve telefon nezaketinde işiniz için de önemlidir. Resepsiyonistin tonu neşeli ve arkadaş canlısı olmalıdır. Telefonla görgü kurallarının büyük bir kısmı, müşterinin uzun bir mesajı veya kargaşası olsa bile, basitçe müşteriyi dinliyor. Resepsiyonist, müşterinin sağladığı numaraları ve diğer önemli bilgileri not etmeli, notların doğru olup olmadığını iki kez kontrol etmeli ve gerekirse sorular sormalıdır.

Telefon Vs. Yüz zaman

Er ya da geç, resepsiyonistinizin ofisteki biriyle ve telefonda biriyle ilgilenmesi kaçınılmazdır. Kural olarak, etle oradaki kişiyle ve sonra telefonla olan kişiyle ilgilenmek en iyisidir. Eğer resepsiyonist iki tarafın da beklemesini isterse, bir sıkıntı gibi değil, kibarca yapmalılar. Resepsiyonist, telefondaki kişiye bekletmek istemiyorsa geri aramayı tercih etmelerini isteyip istemediğini sorabilir. Ofis, müşteriler sıraya girecek kadar meşgulse veya aramalar sesli postaya devam ederse, muhtemelen ikinci bir resepsiyonist eklemenin zamanı gelmiştir.

Sorunlu Müşteri ile Başa Çıkmak

Sorunlu müşteriyi idare edebilecek bir resepsiyoniste ihtiyacınız var - geri dönüş isteyen hoşnutsuz bir müşteri, ya da sadece kızgın veya gergin olan biri. İyi eğitimli bir resepsiyonist, müşterinin söyleyeceklerini dinler, sempati ifade eder ve mümkünse sorunu düzeltir. Bazen birisinin söylediklerini tekrarlamak ("Yani yazılımımızın söz verdiğimiz şekilde çalıştığını düşünmüyor musunuz?") Müşteriye dinlendiklerini hissettiriyor. Eğer sorun komuta zincirinden daha yükseğe birini gerektiriyorsa, resepsiyonist müşteriyi sorunsuzca çözebilecek birisine iletmelidir.