Bilgi Teknolojilerinin Muhasebe Uygulamalarına Etkisi

Bilgi teknolojisi, bugünlerde çoğu muhasebe ofisinde bilgisayarlar, yazıcılar ve diğer ekipmanlar aracılığıyla mevcuttur. Finansal süreçlerin kendine özgü bir parçası olan teknoloji, muhasebe ofislerinde verilenler için sıklıkla kullanılır. Örneğin, dilediğiniz zaman çevrimiçi olabilir ve bankadaki nakit bakiyenizi kontrol edebilir veya günlük girişleri yükleyebilir ve iki kez düşünemezsiniz.

hız

Hız, bilgi teknolojisinin ayırt edici özelliğidir. Çoklu teknolojilerin kullanılması, daha hızlı ve daha doğru sonuçlarla sonuçlanır. Ancak, satın alınan her bir teknolojinin donanım veya yazılımın en iyi performansı sağlayacak şekilde uyumlu olması gerektiğini unutmayın. Bir parça arızalanırsa veya kullanılamazsa, sistem etkili değildir. Örneğin, muhasebe uygulamasını tutan ağ arızalanırsa, iş engellenir ve sistem etkili olmaz. Hız konusunda etkili olabilmek için muhasebe sisteminin uygun donanım ve yedekleme sistemleriyle sorunsuz çalışması gerekir.

doğruluk

Muhasebe çalışması çok ayrıntılıdır ve kayıt ve raporlamadaki doğruluk çok önemlidir. Teknoloji, muhasebe uygulamalarında olumlu bir etkiye sahiptir çünkü bir bilgisayar programı tarafından yapılan hesaplamalar çok az hatayla karşılaşmaktadır. Örneğin, bir faturada birkaç satır öğesi ve bununla ilişkili satış vergileri olabilir. Fatura manuel olarak geliştirilecekse, hata olasılığı yüksektir, ancak yazılımın doğru kurulumla kullanılması durumunda bu geçerli değildir.

Esneklik

Bir muhasebe departmanı, işletme uygulamaları değiştikçe uyum sağlayabilen esnek teknolojiye de ihtiyaç duyar. Etkili olmak için, muhasebe ile ilgili bilgi teknolojisi, değişiklikleri karşılamak için esnek olmalıdır. Örneğin, yazılım, kredi kartı işlemleri ve çevrimiçi fatura gönderme yeteneği gibi yeni işlemler sunacak şekilde güncellenebilmelidir. Aksi takdirde, yazılım eski hale gelecektir. Muhasebeciler, vergi ve sık sık değişen diğer muhasebe ihtiyaçları için de yazılım kullanmaktadır. Teknoloji, değişimlere ayak uyduracak kadar çevik olmalıdır.

Bulut

Muhasebe uygulamalarında son trend Web sitesi dışında barındırmadır. Bilgisayarınıza bir program yüklemek ve orada veri kaydetmek yerine, program farklı bir konumda bir sunucuda bulunur; kaydedilen bilgilere İnternet üzerinden erişilir. Buna "bulutta çalışmak" da denir. İşletmeler, bir bulut sağlayıcıya kaydolarak ve veri kaydetmek için programlarını ve alanını kullanarak yazılım ve donanım satın alımlarında paradan tasarruf sağlayabilir; bu nedenle, daha büyük bir sabit disk veya program sürümleri hakkında endişelenmenize gerek kalmayacak. Bulutun diğer bir avantajı, bilgilerinize, istediğiniz yerde erişebilmenizdir.

hususlar

Bilgi teknolojisi mükemmel değil. Çoğu zaman, bağlantılar, uyumluluk ve diğer teknik konulardaki problemler muhasebe işlemlerinin nasıl yapıldığını veya bunların nasıl yapıldığını etkiler. İşletmelerin minimum çalışma süresi ile muhasebede etkili olmasını sağlamak için işletmelerin elektrik problemleriyle, İnternet bağlantı arızalarıyla ve bilgisayar virüsleriyle başa çıkma planları olmalıdır. Bordro gibi kritik muhasebe fonksiyonlarının işlenmesi için en az iki seçeneğe sahip olması gerekir. Bu nedenle, veriler genellikle İnternet üzerinden iletiliyorsa, bilgisayar veya İnternet bağlantısında bir şey olması durumunda, bilgilerin aranmasını veya fakslanmasını da düzenleyin.