Toplantılarda Etkili İş İletişimi

Toplantılar sırasında etkili iş iletişimi önemlidir, çünkü toplantılar şirketin farklı yönlerinden çalışanlara stratejileri güçlendirmek, beyin fırtınası fikirlerini almak, başarıları kutlamak ve yanlış adımları incelemek için bir araya gelme fırsatı sunar. Toplantılar yüz yüze, telekonferans veya video konferansı olsun, ilgili taraflar şirketin istikrarı ve büyümesine yol açan bilgi alışverişinde bulunma şansına sahipler. Yanlış yönetildiğinde, iş toplantıları şirket zamanını boşa harcayabilir. Etkili iş iletişiminin temel unsurlarını anlamak, işyeri toplantılarının etkinliğini en üst düzeye çıkarır.

arızalar

Toplantı Sihirbazı'na göre, etkili iş iletişimi toplantılarda çok uzun sürdüğü, uygun bir şekilde hazırlanmaları ve uygun adımlar atmadan sonlanmaları için yeterli zamana sahip olmadıklarında toplantıların kopmasına neden oluyor. “İşyerinde Etkili Toplantılar Yapma”, şirket için bir toplantı formatı seçmenizi ve katılımcıların aşina olmaları için buna uymalarını önerir.

Dört Adım Kuralı

Toplantı Sihirbazı'na göre iş toplantıları dört adım atarak iletişimi en üst düzeye çıkarabilir. Katılımcıları özenle seçerek, önceden bildirimde bulunarak ve açıkça ifade edilmiş bir gündem planlayarak hazırlayın. Not tutma ve zaman tutma dahil olmak üzere asıl sorumluluğu etkili olan bir kişi veya çalışanlardan oluşan bir grup seçin. Katılımcıların geri bildirimlerini davet ederek ve sağlam tartışmalara izin vererek ilham veren iş iletişimine yer açın. Toplantının başarılarını tekrarlayın ve tamamlamadan önce eyleme geçilebilecek adımları verin ya da tekrarlayın.

İzleyici Bilgisi

Toplantıları planlarken, izleyiciyi düşünün. Toplantının büyük mü yoksa küçük mü olacağını belirleyin ve oturma ve konuşma olanaklarını buna göre planlayın. Kolay okunabilen materyaller sağlayın ve başlamadan önce herkesin projektör, beyaz tahta veya diğer görsel yardım ekipmanlarını görmesini sağlayın. Toplantının kıdemli memurlara, yeni işe alımlara, mevcut müşterilere veya potansiyel müşterilere yönelik olup olmadığını unutmayın.

Çevrimiçi Toplantılar

Çevrimiçi iş toplantıları daha yaygın hale geliyor ve bu tür toplantılar sırasında etkili iş iletişimini kolaylaştırmanın yolları var. Netlik, "Web Conferencing Zone" a göre, toplantının daha kaldırılmış olması nedeniyle çevrimiçi toplantılar sırasında önemlidir. Bilgiler ilginç bir şekilde araştırılmalı, hazırlanmalı ve sunulmalıdır. "Web Conferencing Zone", toplantının yürütülmesinde yer alan teknolojiye değil, toplantının gündemine odaklanılması gerektiğini vurgulamaktadır. Katılımcılara çevrimiçi toplantılara, geleneksel toplantılarla aynı ciddiyet ve formalite ile muamele edilmeleri gerektiğini hatırlatmalı ve sonuçta uygulanabilir adımlar atıldığından emin olmak için takip etmelisiniz.

İpuçları

Teslimattaki küçük ayarlamalar iletişim etkinliği üzerinde büyük etkilere neden olabilir. Toplantılardaki insan gruplarına hitap ederken, bireysel üyelerle göz teması kurun, ancak “Bir Toplantıda Konuşma Becerilerini Göstermenin Sekiz Yolu” na göre, bir soruya cevap verirken gruba bir bütün olarak hitap edin. Üyeler cevap verdiğinde takip tartışma. Bu makale ayrıca, başkalarının tutarlılık yaratma davranışlarını taklit etmenizi de önerir. Örneğin, başkaları kısa açıklamalara katkıda bulunuyorsa, yorumlarınız da kısa olmalıdır. Klişeleri ve endişe söylemlerini kullanmaktan kaçının.