Dahili Bir Mutabakatın Hazırlanması

İç memorandumlar iş arkadaşlarınıza ve yöneticilerinize projeler, hedefler, son teslim tarihleri, problemler ve diğer konular hakkında bilgi verir. Notunuzun okunmasını beklerseniz, notun mümkün olduğu kadar kısaca yazılması ve notun amacını açıkça belirtmeniz önemlidir. Not biçimlendirmesini hızlı bir şekilde gözden geçirmeniz, notunuzun net ve kısa olmasını sağlar.

başlık

Başlık tarihi içerir, alıcıların adlarını listeler, adınızı listeler ve kısa bir konu açıklaması sunar. Bu öğelerin her birini ayrı satırlara yerleştirin. “Kime:” alıcılar listesinden önce, “Kimden:” adınızdan önce “Tarih:” tarihten önce “Konu:” konu açıklamasından önce gelir. Başlığın en önemli kısmı konu. Okuyucular, konu satırını okuyarak notun içinde hangi bilgileri veya talimatları içerdiğini hızlı bir şekilde anlamalıdır. İyi bir konu satırı, notun amacını mümkün olduğunca az sözcükle açıklar.

Giriş

Giriş, notun gövdesinde tartışacağınız konuyla ilgili arka plan sağlar. Konu sizin iyi tanıdığınız bir konu olsa da, alıcılarınızın, özellikle projeyle doğrudan ilgisi yoksa, bazı ek bilgilere ihtiyacı olabilir. İki veya üç cümle bir paragrafta notun nedenini kısaca açıklayın. Girişin amacı, alıcıların tam olarak neyin tartışılacağını ve notu neden aldıklarını anlamalarını sağlamaktır.

Vücut

Notun gövdesi, konu satırında listelenen konuyu ayrıntılı olarak açıklar. Notun amacı alıcıları bir projenin durumuna göre güncellemekse, projenin amacını kısaca açıklayabilir ve tamamlanan tüm öğeleri ve tamamlanmamış olanları listeleyebilirsiniz. Bir göreve veya atamaya devam etmek için onay almanız gerekiyorsa, kuruluş tam olarak ne yapmayı planladığınızı, ne zaman yapmayı planladığınızı ve nasıl yapmayı planladığınızı açıklayan bilgiler içermelidir. Önemsiz detaylar eklemekten kaçının. Not sadece durumu okuyucuların anlaması veya bir karar vermesi için gereken bilgileri içermelidir.

Sonuç

Sonuç, alıcıların notu okuduktan sonra hangi işlemi yapmasını istediğinizi açıklar. Konuyu tartışmak için girdi isteyebilir, bir karar alabilir veya alıcıları bir toplantıya davet edebilirsiniz. Sonuç, sizinle nasıl iletişim kuracağınızla ilgili bilgileri içermelidir. Telefon dahili numaranız ve e-posta adresiniz gibi birden fazla iletişim yöntemi ekleyin. Notun yanıtlanması için bir son tarih varsa, bu bilgileri de not etmek önemlidir.