Hangisi Kullanılır: Excel veya Finansal Rapor için Erişim?

Microsoft Excel ve Microsoft Access, finansal rapor yazmak için kullanılan verileri depolar. Ancak, Excel'in az miktarda finansal verilerden hızlı bir şekilde rapor oluşturmak için daha fazla yerleşik seçeneği vardır. Karmaşık bir rapor oluşturmak için çok büyük miktarlarda verilerin birleştirilmesi gerektiğinde erişim daha uygundur.

Düz ve İlişkisel Veritabanları

Excel, elektronik tablo yazılım programı ve Access veritabanı yazılım programıdır, ancak her ikisi de verileri benzer şekilde depolamak için kullanılabilir. Bir "düz" veritabanı, her kayıtta veri alanlarını içeren tek bir tablo saklar; bunlar işlevsel olarak veri sütunları ve bir elektronik tablonun satırları ile aynıdır. Bir "ilişkisel" veri tabanı, belirli bir alandaki tüm mağazaların satışlarının toplanması gibi diğer tablolardan bilgi toplamak için birinci tablodaki bilgileri kullanarak birden fazla veri tablosunu birbirine bağlar. İlişkisel veritabanları, birden çok sayfa içeren Excel çalışma kitaplarına benzer, ancak genellikle daha esnek ve güçlüdür.

Yapı Seçme

Düz veritabanları ve tek sayfalık çalışma kitapları Access ve Excel'deki en yaygın yapı türüdür çünkü çoğu proje ilişkisel bir veritabanı veya çok sayfalı bir yapı gerektirecek kadar veri veya karmaşıklığa sahip değildir. Ancak, işletmeniz büyük miktarda veriyi birleştirmesi gerektiğinde, ilişkisel bir veritabanı daha verimlidir. Finansal bir rapor birden fazla şekilde toplanıp ortalaması alındığında - örneğin, bölgeye ve satış türüne göre bozulmalar - görüntülediğinde veya raporun birden fazla kaynaktan veri toplaması gerektiğinde, ilişkisel bir veritabanı doğru ayarlandığında işlemi kolaylaştırır. Excel ilişkisel veritabanı işlevselliğine izin verirken, Access bu yapıyla çalışmak için daha güçlü ve otomatik yöntemler sağlar.

Şablonlar

Excel ve Access, ortak iş ihtiyaçları için önceden belirlenmiş düzenler ve veritabanı yapıları içerir. Düz veya ilişkisel bir veritabanına ihtiyacınız olup olmadığını düşündükten sonra, bunlardan herhangi birinin verilerinizi depolamak ve raporlamak için gerek duyacağınız gereksinimlerle uyuşup uyuşmadığını görmek için verilen şablonları ve veritabanlarını inceleyin. Her bir yapıya neyin dahil olduğunun gösterilmesi, veri gereksinimlerinizin Excel'de veya Access'te depolanmaya daha uygun olup olmadığını belirlemek için size ayrıntılı bilgi sunar.

Yazılım Seçimi

Hem Access hem de Excel, uzun yıllar çalışmayı tamamen ustalıkla tamamlayabilen oldukça karmaşık uygulamalardır, ancak Excel'in kullanımı kolay bir başlangıç ​​vardır çünkü temel elektronik tablo becerileri programa başlamak için yeterlidir. Gereksinimlerinize hangi uygulamanın daha uygun olduğunu hala bilmiyorsanız, bir Excel şablonuyla başlayın ve ham verilerinizle iyi çalışıp çalışmadığını görün. Sık sık yeni sayfalar oluşturduğunuzu veya karmaşık hesaplamalar oluşturmanız gerektiğini fark ederseniz, Access veritabanına geçin ve daha önce Excel'de oluşturduğunuz sayfaları alın. Erişim, genellikle nihai ürünün düzenini tasarlamak için daha fazla iş gerektirir, ancak raporu oluşturan formülleri oluştururken işi kurtarır.