Bir Introffice Memorandumunun Hazırlanması İçin Rehber

Bir mutabakat, bir anlaşmayı kaydetmek, bilgi vermek veya bir tür eylemi mümkün kılmak amacıyla kuruluş içindeki belirli kişilere yönelik bir belgedir. Mutabakat veya karşılıklı mutabakat notunun amacı okuyucuyu bilgilendirmektir - ikna etmemek. Not yazarken kısalık önemlidir, çünkü karar vericilerin içeriği hızlı bir şekilde özümsemesi ve notu yazıldıktan çok sonra referans olarak kullanması gerekir.

Kitlenizi Tanıyın

Notunuzu yazmaya hazırlanırken, hedef kitlenizi bilmeniz çok önemlidir. Kitlenizi tanımak için kendinize birkaç soru sorun. Onlar kim? Not karar vericiler ya da bir yönetici tarafından okunacak mı? Okuyucunun bilmesi gerekenleri kendinize sorarak notu yazmaya başlayın. Okuyucunun pozisyonunu ve sorumluluklarını göz önünde bulundurun - örneğin bir avukat bu bilgileri bir davaya hazırlanmak için kullanabilir. İyi bir karar vermeden önce okuyucunun ne kadar bilgiye ihtiyacı olduğuna karar verin.

Cümle yapısı

Cümle yapınız sadeliğe odaklanmalıdır. Çok fazla iş jargonu ve teknik terimden kaçının. Doğru sözcüğü seçerek açıklıkla yazın ve karmaşık sözcüklerden kaçının. Sizi düzenli tutmak ve daha sonra ne söyleyeceğinize odaklanmak için bir taslak kullanın.

Muhtıra bölümleri

Başlık dört parçadan oluşur: notun ele alındığı kişinin adı, yazarın adı, mesajın konusu ve gönderilen tarih. Başlık genellikle "Kime", "Kimden", "Konu" ve "Tarih" olarak etiketlenir. Notun bir sonraki kısmı vücuttur. Bir "sunulan soru" paragrafı notun ne hakkında olduğunu belirtir. Ayrıca, projenin gerçeklerini ve amacını veya önemli olduğunu düşündüğünüz şeyleri de belirtiyor - örneğin, devlet dışı seyahat giderleri. "Kısa cevap" paragrafı, tahmininizin ne olduğunu belirtir. Bir soruya cevap verebilir, özetleyebilir veya bir öneride bulunabilir. Gerçekleri açıkla. "Tartışma" en büyük paragraftır ve notu sonlandırır. Burada “kısa cevap” paragrafında ne yazdığınızı kanıtlamak için ayrıntılara girersiniz. Tartışmanız karmaşıksa ve birkaç sorunu analiz ediyorsa, paragrafı alt başlıklara ayırın.

prova tashih etmek

Notu düzeltmelisiniz. Yazım hataları için notu okuyarak hiçbir şeyi yanlış yazmadığınızdan emin olun. Notu yazdırmadan veya bir e-postayla göndermeden önce, cümle yapınızı kontrol edin ve dikkatlice okuyun. Birisinin adını yanlış hecelemekten veya yanlış adrese göndermekten utanmaktan kaçının.