Proje Sırasında Hangi İletişim Türleri Kullanılmalı?

İletişim ve diğer ekip üyeleriyle nasıl başa çıkacağınız bir projenin başarısı için çok önemlidir. Nihai projenin genel planlanmasında ve yürütülmesinde çeşitli iletişim türleri söz konusu olabilir ve sözlü, yazılı, elektronik ve yüz yüze etkileşimleri içerebilir. Bilgi akışı aynı zamanda projenizin başarısında önemli bir rol oynar.

Yazılı

Yazılı iletişim kolayca kopyalanır ve ekibin tüm üyelerine gönderilir. Yanlış anlaşılmaları önlemek için son tarih tarihleri, prosedürleri ve şirket politikaları yazılı olarak gönderilmelidir. E-posta, özellikle proje ekibinizin parçaları farklı konumlarda olduğunda, önemli bilgileri iletmenin etkili bir şeklidir. Açıklık, tüm katılımcılara kesin detaylar ve ilgili bilgiler vermek için çok önemlidir. Ekip üyelerinin verilerini aşırı yüklemekten kaçınmalı ve ekip üyelerinin projenin bölümlerini tamamlamaları için gereken bilgilere öncelik vermelisiniz. Alakasız belgeler ve verilerle ezici proje üyelerinden kaçının.

Elektronik

E-postalardaki mesajlara ve yönlere ek olarak, hızlı ve etkili iletişimi kolaylaştırmak için elektronik araçlardan yararlanabilirsiniz. Katılımcılar beyin fırtınasından ya da ekibinizin farklı yerlere yayıldığı soru ve cevaplardan yararlanabilecekleri video toplantıları kullanın. Ekip üyelerine daha ayrıntılı sunumlar için e-postalara elektronik tablolar ve video dosyaları ekleyebilirsiniz. Proje katılımcılarının herhangi bir zamanda ve yerde erişebilecekleri bilgi ve güncellemeleri sağlamak için iç web sayfalarınızı kullanın. Bir web sitesi, tüm ekip üyelerinin, rol oynamayacakları alanlarda bile, projenin ilerlemesini takip etmelerine izin veren etkili bir kaynaktır.

Yüz yüze

Bireysel olarak ve bir takım olarak yüz yüze görüşmeler, başarılı bir projenin tamamlanmasına yol açan genel iletişim süreçlerinde hayati bir rol oynamaktadır. Kişisel olarak bir ekip üyesi ile konuşurken, tepkileri ölçebilir ve mesajınızın alındığından emin olabilirsiniz. Ekip üyelerinin bir araya getirilmesi morali iyileştirir ve projenin yaratıcılığını ve coşkusunu artırabilir. Toplantılar, gündem planlandığı zaman uygundur ve katılan herkesin aynı mesajı duyduğundan emin olmak istersiniz. Atölyeler, seminerler ve toplantılar işbirliğini ve ücretsiz yeni fikir alışverişini teşvik ediyor.

duyarlı

İletişimin sıklıkla göz ardı edilen hayati öneme sahip bir yönü, dinlemektir. Ekip üyelerinin söylediklerini, yazdıklarını veya gösterdiklerini uygun şekilde aldıklarını bilmeleri için aktif dinleme gereklidir. Geribildirim çeşitli şekillerde gelir. Kişisel olarak, beden diliniz dikkat düzeyinizi gösterirken sorular ve zamanında giriş mesajı duyduğunuzu gösterir. E-posta yanıtları, kısa mesajlar ve notlar ekibin diğer üyelerine mesajlarının alındığını ve anlaşıldığını bildirir.