Satınalma Departmanının Bir Organizasyondaki İşlevleri Nelerdir?

Çoğu büyük şirket ve hatta bazı devlet kurumları, günlük operasyonların bir parçası olarak bir satın alma veya tedarik departmanına sahiptir. Bu bölümler birçok imalat, perakende, askeri ve diğer sanayi kuruluşlarının bel kemiği olan bir hizmet sunmaktadır. Birçok kişi, hatta bu şirketler için çalışanlar bile, satın alma departmanının ne yaptığını, neden var olduğunu veya hangi amaçlara hizmet ettiğini bilmiyor. Satın alma departmanının rolünün ne olduğunu daha iyi anlamak için, yerine getirdiği bazı işlevleri göz önünde bulundurun.

Bahşiş

• Satınalma departmanı, hammadde ve diğer kaynakları mümkün olan en iyi fiyattan temin etmekten sorumludur.

Hammadde ve Diğer Kaynakların Temini

Satın alma bölümünün bir rolü, şirketin veya devlet kurumunun üretimi veya günlük işletimi için gerekli tüm malzemeleri tedarik etmektir. Bir imalat şirketi için bu, demir, çelik, alüminyum veya plastik gibi hammaddeleri içerebilir, ancak sekreterler ve satış ekibi için gereken araçları, makineleri, dağıtım kamyonlarını ve hatta ofis malzemelerini de içerebilir.

Bir perakende ortamında, satın alma departmanı, müşterileri mutlu etmek ve mağazayı iyi durumda tutmak için raflarda veya depolarda her zaman yeterli ürünün olmasını sağlar.

Küçük bir işletmede envanter siparişini makul bir seviyede tutmak özellikle önemlidir; stoklara büyük miktarda sermaye yatırımı, depolama sorunlarına ve reklam veya araştırma ve geliştirme gibi diğer harcamalar için sermaye kıtlığına neden olabilir. Satın alma ayrıca, bir şirkete gerektiği gibi çalışması için ihtiyaç duyduğu ürünleri tedarik eden tüm satıcıları denetler.

Olası En İyi Fiyatın Elde Edilmesi

Ayrıca bir satın alma departmanı, karlılığı en üst düzeye çıkarmak için bu malzemeleri mümkün olan en iyi fiyatla alıp almadığını sürekli olarak değerlendirmekle görevlendirilir. Bu, daha büyük bir satıcıdan daha az miktarda satın alabilen ve dolayısıyla aynı tür toplu indirimleri alamayacak küçük bir işletme için zor olabilir. Küçük ölçekli bir işletmede bir satın alma departmanının, şirketin özel ebat siparişleri için en uygun fiyatlarla en iyi satıcıları bulmak için alışveriş yapması gerekir.

Satınalma departmanı personeli, alternatif tedarikçilerle iletişim kurabilir, toplu siparişler için daha iyi fiyatlandırma pazarlığı yapabilir veya günlük faaliyetlerinin bir parçası olarak alternatif kaynaklardan daha ucuz malzeme temin etme olasılığını araştırabilir.

Evrak ve Muhasebe

Satın alma departmanları, malzeme ve malzemelerin satın alınması ve teslimatıyla ilgili tüm evrak işlerini yürütür. Satın alma, malzemelerin satıcılardan zamanında teslim edilmesini sağlar, satın alma siparişlerini oluşturur ve izler ve alıcı departmanla birlikte ödenecek hesapların yanı sıra, vaat edilen teslimatların tam olarak alınmasını ve zamanında ödenmesini sağlamak için hesaplar. Küçük bir işletmede, bu, satın alınan eşyaları almak için yeterli sermaye bulunduğundan ve nakitin sorunsuz bir şekilde aktığından ve tüm ödemelerin zamanında yapıldığından emin olmak için muhasebe departmanı ile yakın çalışmak anlamına gelir.

İş Protokollerine Uygunluk

Satınalma departmanı ayrıca tüm şirket politikalarına uymasını sağlamalıdır. Örneğin, küçük bir işletmede, bireysel personel, ofis malzemeleri veya bilgisayarlar gibi şeyler için satın alma ihtiyaçları hakkında satın alma departmanı ile iletişim kurabilir. Bir satın alma işleminden önce, satın alma departmanı satın alma ve bütçe onayına uygun protokollere dikkat etmesini sağlamalı ve herhangi bir ürünün kuruluşun genel satın alma politikasına uygun olarak satın alınmasını sağlamalıdır.