Dış Kaynak Kullanımı İçin Teklif Mektubu Nasıl Yazılır?

Dış kaynak kullanımı artık her çeşit ve büyüklükteki işletmenin maliyetleri karşılamak ve daha verimli çalışmak için çaba gösterdiği saygınlıkta bir dalgalanmanın tadını çıkarıyor. Dış kaynak kullanımı için dava açmak, bir işletme kredisi istediğinde bir işletme sahibinin masasını geçmektedir ve gerekçeyi bir teklif mektubunda açıklamalıdır. Tatbikatı, olası itirazları tahmin etmenizi ve ele almanızı gerektiren bir kısım sorun çözme yazımı, bir kısım tartışmacı yazı olarak ele alın. Sözlerinizi açık ve net bir şekilde seçin ve önerinizin gerçekleşmesini izleyin.

1.

Şirketinizin dış kaynak kullanımı konusundaki deneyimlerini değerlendirin ve teklifinizi buna göre belirleyin. Örneğin, şirketinizde geçmişte pozitif sonuçlarla dış kaynaklı iş işlevleri varsa, “kolay satış” ile karşı karşıya kalabilirsiniz. Olumsuz sonuçlara sahip dış kaynaklı işlevler varsa, teklifinizin geçmiş hayal kırıklıklarını nasıl ortadan kaldıracağını ele almak akıllıca olacaktır. Ve eğer şirketiniz hiçbir zaman bir iş işlevini dış kaynaklı hale getirmediyse, bu “yeni kavramın” neden uygulanmaya değer olduğu konusunda direncin kırılması ve daha fazla özellik belirtmeniz akıllıca olacaktır. Beklenen yanıtlar daha çekici bir mektup oluşturmanıza yardımcı olur.

2.

Anahtar bir soruya cevap vermek için dış kaynak seçenekleri araştırması: Şirketiniz eldeki ihtiyacı karşılayacak yetkin bir kişiyi nasıl bulacak? Bilgi toplayın ve maliyet tahminlerini belgeleyin. Dış kaynak önerinizi satmak için, kendiniz satmanız gerekir.

3.

Teklif mektubunuza, eldeki sorunun veya sorununun bir onayını ve çözümdeki sağlam inancınızı vererek başlayın: dış kaynak kullanımı. Diyelim ki potansiyel müşterilere zamanında teklif vermesi gereken, büyüyen bir tadilat işi işletiyorsunuz. Yüklenici ekibiniz müşterilerle buluşmak ve ölçüm almakla meşgul, ancak belirtilen masrafları içeren profesyonel teklifler yazmak için vaktiniz yok. İş sporadik - bazı haftalar boyunca çılgınca ve diğerleri arasında neredeyse hiç yoktu. Bu durumda, düşündürücü açılış paragrafınız şöyle diyebilir: “Şirketim karlı bir dirilişe sahip olduğu için, şirketimin maliyetlerini ön plana çıkarırken bilinen müşteri hizmetini sunmaya devam edebileceğim yollara bakmam gerekir. Bu anlamda, teklif yazma ve müşteri mektuplarını bağımsız bir yükleniciye gönderme görevini dış kaynak kullanmam gerektiğine inanıyorum. ”

4.

Teklifinizden geri adım atın ve sorunu açıklayın - bu durumda yüklenici ekibinizin zamanında teklif vermek için uğraştığını söyleyin. Anekdotlarla problemi gerçek ve somut olarak resimleyin. Bu örnekte, yüklenicilerinizin müşteri çağrılarına nasıl cevap vermeye çalıştığını açıklayabilir ancak takiplere ayak uyduramazsınız: zamanında proje teklifleri sunma.

5.

Mevcut durumun sonuçlarını açıklayın. Bu durumda, yüklenicilerinizin mesai saatlerini nasıl tebeşirlendirdiğini, ancak proje tekliflerini zamanında veremediğini görebilirsiniz. Bu "kaybedilen" tekliflerin şirketinize gerçek değer olarak ne kadar değer verdiğini hesaplayın.

6.

Pozitifleri dış kaynak sağlama ve vurgulama için davanızı sunun - bu durumda, kiraladığınız bağımsız yüklenicinin şirketinize daha fazla kârlılık sağlayarak derhal en üst düzeydeki faaliyet dönemlerine cevap verme değerini vereceğini vurgulayın. Araştırmalara dayanarak dış kaynak kullanımı düzenlemesinin “mekaniğini”, öngörülen maliyetleri ve faydalanacağınız yetenek havuzunu açıklayın. Bir çalışandan farklı olarak, bir yüklenicinin, düzenlemeyi başından itibaren maliyet tasarrufu yapan tıbbi ve diğer sağlık yardımlarına sahip olmadığına dikkat edin.

7.

Şirketinizin kültürünü temel alan teklifinize itirazları tahmin edin ve ele alın ve bağımsız yüklenicilerle rekor izleyin. Bu örnekte, yarı zamanlı veya tam zamanlı bir çalışanı işe almanın bariz tutumunu kaldırabilir, ancak daha sonra bu çalışana işten ayrılmalarda ödediğinizin israfına dikkat çekebilirsiniz. Dış kaynak sağlamanın size esneklik sağlamasının yanı sıra yazılı sözleşmede belirli terimlerinizi belirleme kabiliyeti sağladığını unutmayın. Bu terimleri açıkça yazılı bildirimde geçersiz kılınabilecek bir sözleşmede açıkça ifade edebileceğinizi vurgulayın.

8.

Dış kaynak sağlamanın şirketinizin karşılaştığı sorunu çözmek için en iyi ve en düşük maliyetli seçenek olduğuna inancınızı belirtin. Teklifinizdeki değişikliklerde açık fikirli kalın ve konuyu yapıcı bir forumda görüşmek istediğinizi belirtin. Mektup alıcısına zamanından ve değerlendirmesinden dolayı teşekkür ederiz.

Bahşiş

• Önerinizi yazdıktan sonra, birkaç gün için bir kenara koyun, böylece yeni bir göz çifti ve özgünlük için yenilenen bir arzu ile gözden geçirin. Başkalarının bu rolü üstlenmelerine izin vermeden önce kendi kötü eleştirmenin ol.