Bir İşçinin Artık Çalışmadığını Belirten Bir Mektup Nasıl Yazılır?

En iyi gayretlerinize rağmen, iş sahipliğinizin bir noktasında çalışanlarınızdan birinin şirketten ayrılması muhtemeldir. Çalışanın daha büyük fırsatlar için vazgeçmesi ya da işten çıkarılma nedeniyle ayrılması, her iki durumda da, bir çalışanın artık kurumunuzda çalışmadığını belirten bir mektup yazmanız gerekebilir.

Mektubun Hedeflerini bilir

Bu resmi bildirim bazen çalışanın şirketten ayrıldığını işyerine duyurmak için yazılmıştır. Ancak çoğu durumda, tedarikçilerinize, müşterilerinize ve müşterilerinize yazdığınız bir mektuptur, bu nedenle çalışanın artık işletmenizi temsil etmediğini ve artık sizin adınıza sipariş verme veya hizmet verme yetkisi verilmediğinin farkındadır. Mektubu yazarken bu izleyiciyi aklınızda bulundurun.

Mektubunuzun tonu, çalışanın ayrılmasının özel koşullarına bağlı olacaktır, ancak önce mektubunuzun hedeflerini listelemeniz önemlidir. Örneğin, hedefleriniz çalışanın ayrılışını müşteriye bildirmek ve ayrıca müşteriyi hesaplarını alacak yeni bir kişi bulduğuna dair güvence altına almak, böylece işler aynı kalacaktır. Çalışan bir gizlilik sözleşmesi imzaladıysa, amacınız müşteriye bu gerçeği bildirmeyi de içerebilir, böylece gelecekte garip bir durum yaratmaz.

Bir Çalışma Taslağı Oluşturun

İlk cümleniz, üstün hizmet sağlama konusundaki taahhüdünüzü güçlendirmelidir. Örneğin, “ XYZ'de, müşterilerimizi mutlu ve güvenli kılmanın birinci önceliğimiz olduğuna inanıyoruz ve bizimle deneyimlerinizin her zaman birinci sınıf olmasını sağlamak için yıllarımızı harcadık. “Daha sonra müşteriye, çalışanın şirketinizden ayrıldığını bildirmelisiniz.

Nedenini vaka bazında eklemeyi seçebilirsiniz. Örneğin, çalışanınız bir eşin başka bir şehirde harika bir teklif alması nedeniyle ayrılıyorsa, çalışanı olumlu bir şekilde aydınlattığı için bunu belirtebilirsiniz. Çalışanın ayrıldığını açıkladıktan sonra, müşterinin hesabının sorumluluğunu almak için atadığınız çalışanı tanımlamak ve o kişinin iletişim bilgilerini sağlamak isteyebilirsiniz.

Örneğin, “ Çalışan Y'yi hesabınızı devralması için görevlendirdim ve sizin istek ve ihtiyaçlarınız konusundaki uzmanlığının ve bilgisinin bu geçişi olabildiğince kusursuz hale getireceğinden eminim. 555-555-5555 numaralı telefondan Çalışan Y ile veya [email protected] adresinden e-posta gönderebilirsiniz. ”

Müşteriye Güvence Verin

Ardından, müşterilerinize işlerine değer verdiğinizden ve her türlü soruyu cevaplamak veya endişeleri gidermek için hazır olduğunuzdan emin olun. Örneğin, “ Çalışan X artık şirkette olmasa da, beklediğiniz üstün hizmeti size vermeye devam edeceğimizden emin olabilirsiniz. Sorun olmadığından emin olmak için, bu geçiş sırasında herhangi bir sorun, endişeniz veya sorunuz varsa lütfen e-posta veya telefonla bana ulaşın. Sizin için daha rahat ederse, kişisel görüşme ayarlamak için de çok mutluyum . ”

Mektubu Düzeltmek ve Düzeltmek

Mektubunuzu güvence altına aldığınız üst düzey yönetim çalışanlarına verin, böylece mektubun okunmasını ve gözden geçirilmesini sağlayın. Ayrılan çalışanınızın yerine geçen yeni irtibat kişisinin mektubu incelemesi de iyi bir fikirdir. Çalışanlarınızın giriş ve önerilerini aldıktan sonra, istediğiniz standarda ulaşana kadar mektubu düzeltin.

Gözden geçirilmiş mektubu, ilgili tüm ayrıntı ve bilgileri eklediğinizden emin olmak için ilk taslağı inceleyen aynı kişilere verin. Mektubu imzalayın ve müşterilerinize ulaştırmak için gerekli düzenlemeleri yapın.