Dosyalama ve Organizasyon Fikirleri

Tamamen dijital bir çağda yaşadığınıza inanmak istediğiniz kadar, her gün hala çok sayıda kağıt belge kullanılıyor. Sözleşmelerin çoğu mürekkebin orijinal imzalarını gerektirir, faturalar ve paketleme fişleri her siparişte basılır ve gönderilir ve teklif belgeleri normalde basılır ve bir kitap haline getirilir. Önemli belgelere kolayca erişebilmenizi sağlamak için dosyalama ve organizasyon fikirlerini kullanmanız gerekir.

Arşivleme

Etkin dosyalarınızın arşivlenmiş dosyalarınızla karışmasına izin verirseniz, geçerli belgeleri bulmanız gerekenden daha zor hale gelebilir. Dosya dolabınızın içinde iki dosyalama sistemi oluşturun. Dolabınızın üst kısmının aktif, alt kısmının ise arşivlenmiş dosyalarınızı oluşturun. Arşivlenmiş dosyalarınız normalde daha fazla yer gerektirir, bu nedenle bu dosyalar için dosya dolabınızda daha fazla çekmece alanı bırakın. Etkin dosyaları kolay erişim için kabinin üstüne yerleştirin ve arşivlenmiş dosyalarınızı en altına yerleştirin.

Renk kodlaması

Manila klasörleriyle dolu bir dosya dolabı çekmecesine baktığınızda hepsi aynı görünmeye başlayabilir. Doğru dosyayı bulmayı kolaylaştırmanın bir yolu, dosya klasörlerinizde renk kodlama sistemi kullanmaktır. Herhangi bir ofis satış mağazasında, dosya klasörleriniz için renkli çıkartmalar satın alabilirsiniz. Farklı bölümleri belirlemek, finansal dosyaları finansal olmayanlardan ayırmak veya yürütme sorumluluğuyla dosyaları bozmak için renkleri kullanabilirsiniz. Başkalarının renk kodlama sisteminizi kullanmasına yardımcı olmak için, üzerinde çıkartmalar bulunan ve etiketlerin neyi temsil ettiği ile birlikte 11 inçlik düzenli bir 8/2-inç kağıda bir kılavuz oluşturun.

Alt Klasörler

Alt kategorilere kolayca ayrılabilen bir bilginiz varsa, o bilgiyi dosyalamak için alt klasörleri kullanmalısınız. Örneğin, 50 durumun her biri için bir dizi dosyanız varsa, bilgileri dosyalama sisteminizde ayrı tutmak için 50 alt klasör kullanın. Alt klasörler, aktif faturaları ücretli faturalardan ayırmanıza, farklı departman personel kayıtlarını ayırmanıza veya her satınalma siparişi için tüm bilgileri, satınalma siparişi numarasına göre gruplanmış olarak saklamanıza yardımcı olabilir.

Düzenli Tut

Yalnızca küçük bir grup atanmış insandan dosya çekmesine ve dosyaları tekrar dolaplara koymasına izin verilen bir ofis kuralı oluşturun. Şirketteki herhangi birinin dosyalara erişmesine izin verirseniz, sonuçta dosyalama sistemleri göz ardı edilir ve karışıklık olur. Yalnızca sistemleri tanıyan belirli kişilerin, ihtiyacı olanların dosyalarını çekmesine ve bitince dosyaları geri vermesine izin verin.