Mükemmel Müşteri Hizmetleri Mektupları Nasıl Yazılır?

Müşteri yazışmaları, müşterisine işi için teşekkür etmek, hızlı ödemeyi teşvik etmek, bir işlemi takip etmek veya bir soruşturmaya veya şikayete yanıt vermek için kullanılabilir. Mektuplar ve e-postalar gibi yazışmalar, öngörüldüğü şekilde hazırlanıp iletildiğinde, işletmenizin müşteri hizmetleri seviyesini yükseltmesine yardımcı olabilir.

Mektubu kişiselleştirin

Kendinizi okuyucunun yerine koyun. Okuyucuyu kişiselleştirmek için, ikinci kişiyi kullanarak, okuyucuyu getirmek ve mektubun kendisine özel olarak yazılmış olduğunu hissetmesini sağlamak için aktif sese sahip. "Bizi başarılı yaptığınızı" belirten bir mektubun, "müşterilerimiz nedeniyle başarılı olduğumuzu" belirten bir mektuptan çok daha fazla etkisi vardır. Doğru dilbilgisi kullanın, ancak müşterisine işi için teşekkür ederken veya müşteri etkileşimini takip ederken resmi olmayan bir tonda yazın. Müşteriyi, onunla sohbet ediyormuş gibi hissetmesini sağlayın.

Düşüncelerinizi Düzenleyin

Müşteriye bir mektup yazmadan önce, düşüncelerinizi düzenleyin ve yazışmalarınızla ulaşmak istediğiniz hedefleri belirleyin. Şirketinizin ürün ve hizmetlerini tanıtmak için bir satış mektubu yazıyorsanız, neler sunabileceğinizi ve müşterinin nasıl faydalanacağını vurgulamak isteyeceksiniz. Bir öneri veya şikayetinizi takip etmek için bir mektup yazıyorsanız, mektubu oluşturmadan önce çözümün ne olduğunu bildiğinizden emin olun. Ödeme talep etmek için yazıyorsanız, olası ödeme planlarıyla ilgili ihtiyaç duyduğunuz bilgileri ve müşteriye gerekli tutarı ödememeyi gerektiren sonuçları toplayın. Dikkat etmeniz gereken noktaları ayrıntılarıyla anlatan bir taslak hazırlayın ve yazmaya başladığınızda bu taslakları takip edin, böylece önemli bilgileri dışarıda bırakmazsınız.

Mektubu Oku ve Tekrar Oku

Mektubunuz sizi ve şirketinizi temsil eder. Yazım veya dilbilgisi hataları içeriyorsa, bu sizi yansıtır ve mesajınızdan önemli ölçüde zarar görür. Mektubu yazdıktan sonra, hataları dikkatlice okuyunuz ve içerik için okuyunuz. İlk taslağınızda hazırladığınız ilgili bilgileri girdiğinizden emin olun. Mektubu kendi müşterinizmiş gibi okuyun. Bunun sizi müşteri olarak adlandıran bir işletmeden almak istediğiniz türden bir mektup olup olmadığını belirleyin.

Sanal Mektuptan Yararlanın

E-posta bir müşteri ile daha kabul edilebilir bir iletişim şekli haline geldi. Her e-posta iletisine, yazdırılan bir mektup gibi davranın. Doğru dilbilgisi, noktalama işaretleri ve selamlama kullanarak mesajınızı özenle oluşturun. Normal bir mektupta yaptığınız gibi, tekrar yazana kadar "gönder" e basmayın. Bir müşteriye e-posta gönderirken alıcınızın teknolojisini göz önünde bulundurun. HTML mesajları her e-posta sistemi tarafından her zaman okunamaz, bu nedenle basit bir kısa mesaj göndermek daha güvenli olabilir. E-postalar en kısa mesajlar için kullanılır. Mesajınız uzun ve ayrıntılıysa, yazdırılan bir mektup daha iyi bir seçenek olabilir. Hızlı bir şekilde iletilmesi gereken kısa müşteri hizmetleri iletişimi için e-posta iyi bir çözüm olabilir.