İş Süreci Yönetimi Proje Şartı Nasıl Yazılır

Küçük bir işletme, şirketin iş hedeflerine ulaşmak için bölüm sınırlarını aşabilecek belirli bir faaliyet akışına dayanır. İnsanlar, sistemler ve makineler tarafından gerçekleştirilen bu koordineli faaliyetler dizisine bir iş süreci denir. İş süreci yönetimi (BPM), küçük işletme sahipleri tarafından bir şirketin finansal ve operasyonel hedeflerine katkısını artırmak için bir süreci gözden geçirmek veya standart hale getirmek için kullanılan bir yöntemdir. Örneğin, bir BPM projesi maliyetleri düşürmek veya üretim verimliliğini artırmak için ticari faaliyetleri standartlaştırmaya çalışabilir. Projenin hedefi ne olursa olsun, bir BPM proje tüzüğü projenin varlığını ve finansal desteğini haklı göstermeye hizmet eder. Bunu yapmak için, proje tüzüğü ele alınacak süreç konusunu, projenin amacını ve kapsamını ve takım rollerini ve sorumluluklarını belgeler. Ayrıca projenin son ürünleri, zaman çizelgesi, bütçe ve varsayımlar ve proje riskleri de dahil olmak üzere ek bilgiler de dahil edilmiştir.

1.

Proje şartında yer almak için BPM proje teklifinin temel unsurlarını gözden geçirin. Bir projeye proje sponsoru ve proje hedefi, kapsamı ve bütçesi gibi bir proje teklifinde yer alan bilgilere dayanarak bir proje inceleme kurulu tarafından "yeşil ışık" verilir. Sonuç olarak, teklifin bu unsurlarının proje tüzüğüne dahil edilmesi, projenin faaliyetlerinin, kaynaklarının ve performansının teklifte referans alınan onaylanmış, beklenen sonuca göre ölçülmesini sağlar.

2.

Değerlendirilmesi ve standartlaştırılması gereken iş sürecini ve bunun proje sponsoruna sağladığı faydayı genel olarak tanımlayın. Ayrıca, BPM projesine yol açan mevcut süreç durumunun finansal veya operasyonel önemine de bakınız. Örneğin, “Proje ekibi üyeleri, şu anda bu süreci oluşturan bireysel etkinlikleri ve bu sürecin ortaya koyduğu zorlukları tanımlamak için satış siparişi işlemlerini gözlemleyecek ve bu, operasyonel ve finansal verimlilik elde etmek için sürecin gözden geçirilmesi için yollar önerecektir. Bu proje, şirketin verimliliği arttırma ve bir satış siparişini işleme maliyetini azaltma konusundaki stratejik hedefini yansıtıyor. ”Tüzüğün, yönlendirme komitesi ve proje paydaşları tarafından onaylanmasının ardından proje faaliyetlerini haklı çıkarmak için bir görev görevi göreceği hedefleri konusunda kesin olun. .

3.

BPM proje kapsamını proje teklifinden alın ve proje tüzüğünde belgeleyin. Proje kapsamı, proje ekibi tarafından yapılacak çalışmayı ifade eder ve projenin sınırlarını ve kapsadığı iş fonksiyonlarını tanımlar. Örneğin, personel eğitimi gibi olası çözüm uygulama gereklilikleri gibi, sipariş girişi gibi spesifik işlevsel alanlardan söz edilmektedir. Ayrıca, bilgisayar sistemlerinin değiştirilmesi, iç süreçlerdeki değişiklikler ve proje metodolojisinin gereklilikleri tartışılmaktadır. Proje kapsamını gözden geçirmek için kullanılan mekanizma da belgelenmiştir.

4.

BPM proje sponsorunu, yöneticisini, ekip üyelerini ve paydaşlarını belirleyin. Ekip üyelerinin proje rollerini belgeleyin ve her paydaşın hem projenin çalışması hem de sonucu üzerindeki etkisini tanımlayın. Örneğin, “Bu projeye katılanlar, bir satış siparişi yaratan, ürünlerin kullanılabilirliğini kontrol eden, siparişi planlayan, müşteri gereksinimlerini yaratan, fiyat koşullarını koruyan, kredi kontrolünü gerçekleştiren, sipariş onayını gönderen personel olacaktır. müşteri ve sipariş durumunu izlemek. ”

5.

BPM proje faaliyetlerine, proje başlangıç ​​tarihine, bireysel proje faaliyetlerinin başlangıç ​​ve bitiş tarihlerine ve hem tüm projenin tamamlanması hem de sonuçlarının sunulması için son tarihlere referans veren bir zaman çizelgesi geliştirin. Her proje adımı, adımın tamamlanmasından sorumlu takıma atıfta bulunmalıdır. Projenin başlangıcından sonuna kadar birbirini doğrudan takip eden faaliyetleri belirleyin. Bu etkinliklerin planlandığı gibi tamamlanmaması, genel proje programını olumsuz yönde etkileyecektir.

6.

BPM projesi için BPM proje iş ürününü ("teslim edilebilir proje") kurun. Her dağıtılabilir parçayı tanımlayın ve nasıl hazırlanıp sunulacağını tartışın. Örneğin, bir yazılım programı özelliği, bir Word belgesinde veya Visio akış çizelgesinde sunulabilen bir teslim edilebilir.

7.

Proje teklif bütçesi bazında detaylı BPM proje gider bütçesi oluşturun. Sermaye, profesyonel hizmetler ve devam eden işletme maliyetleri de dahil olmak üzere, projenin hem kısa hem de uzun vadeli maliyetlerini tahmin edin. Bütçe verileri, proje komitesinin kritik bir unsuru olup, yönlendirme komitesine ve proje paydaşlarına onay için sunulacaktır.

8.

BPM projesini etkileyen ek bilgileri kaydedin. Örneğin, BPM proje kontrollerine tabi olmayan ve projenin muhtemel başarısını etkileyen dış olayları belgeleyin. Ayrıca, yaklaşmakta olan sendika grevi gibi, kapsamını, zaman çizelgesini, bütçeyi veya proje sözleşmesinin diğer unsurlarını etkileyebilecek riskleri de tanımlayın. Deneyimli ve eğitimli personelin kısıtlı bir şekilde bulunabilmesi gibi kaynak kısıtlarını tartışın. Ayrıca, öngörülen engelleri veya parasal durumu, insanları veya sistem kısıtlarını aşmak için bir beklenmedik durum planını belgeleyin.

Gerekenler

• Görev beyanı
• Proje teklifi
• Organizasyon şeması

İpuçları

• Proje tüzüğünü her ekip üyesine sunun.
• Ekip üyelerine hedefleri hatırlatmak ve önceki başarıları onaylamak için proje zaman çizelgesini kullanın.
• Geçici kutlamalarla takım üyelerini motive edin.