Yönetim Verimliliğini Artırmak İçin Bilgisayarları Kullanma

Dizüstü bilgisayarlar, tarayıcılar ve yazıcılar gibi bilgisayar donanımlarının kullanımı son yıllarda patladı. Yönetim verimliliğini artırmak için tasarlanmış bir yazılım da bulunmaktadır. İş uygulama uzmanları, kelime işlem, elektronik tablo oluşturma ve sunumlar için verimli bir şekilde kullanıldığında, işletme yönetimi uzmanları, şirketteki herkes için üretkenliği artırabilir. Küçük işletmeler, Office uygulamalarını Microsoft veya Apple gibi satıcılardan satın alabilir veya OpenOffice.org gibi kuruluşlardan ücretsiz yazılımlar kullanabilir.

Email Yazılım

Bir e-posta uygulamasından en iyi şekilde yararlanmak, genellikle gelen mesajları yönetmek için kurallar koymaya, imzalar için standartlar oluşturmaya, ofis cevaplarını ve diğer şablonlara bağlıdır. Dikkat dağıtıcı şeyleri ortadan kaldırmak ve üretkenliği artırmak için, başarılı küçük işletme yönetimi e-postalarını gözden geçirmek için günün belirli zamanlarını ayırmalıdır. Yeni e-posta bildiren rahatsız edici zili kapatmayı düşünmeliler. Spam filtreleri, gereksiz mesajları silmenize yardımcı olur. Çalışanlar tanımlayıcı konu satırları kullandığında, yöneticiler gelen e-postayı hızlıca tarayabilir ve hemen işlem yapması gereken kritik mesajı belirleyebilir. Etkili yöneticiler bir iletiyi bir kez okuyarak ve ardından bir alt klasörde daha sonraki eylemler için silerek, yanıt vererek veya dosyalayarak öğrenir.

İş Akışı ve Ortak Yazılım

SharePoint gibi işbirliği yazılımı, yöneticilerin belgeleri bir çalışandan diğerine yönlendirmek için resmi iş akışlarını kullanmalarını sağlar. Net direktifler ile çalışanlar derhal harekete geçer ve işin kurum içinde sorunsuz ve verimli bir şekilde akmasını sağlar. Küçük işletme yöneticileri, kağıt belgeleri tarayarak ve çevrimiçi olarak erişimlerini sağlayarak, kritik bilgilerin iletilmesi ve paylaşılması için gereken süreyi azaltır.

Takvim Uygulamaları

Çevrimiçi bir takvimi sürdürmek, herkesin daha verimli çalışmasına yardımcı olur çünkü tüm çalışanlar çalışmanın konsolide görüntüsünü görebilir ve onlarla etkileşime girebilir. Düzenli toplantılar önceden planlanabilir, böylece insanlar kendi programlarını daha etkili bir şekilde planlayabilirler. Çalışan tatillerini ve diğer kişisel zamanları ofisten uzakta listeleyerek, yöneticiler ek kapsamın ne zaman gerekli olduğunu hızla görebilir.

Proje Yönetimi Yazılımı

Microsoft Project, Basecamp veya Zoho gibi proje yönetimi araçları, yoğun bir küçük işletme proje yöneticisinin proje görevlerine girmesine, kaynak atamasına ve ilerlemeyi izlemesine izin verir. Bilgiler proje ekibi üyeleriyle kolayca paylaşılabildiğinden, başarılı proje yöneticileri zaman kazandırır ve kağıt israfını azaltır. Durum güncellemeleri, planlar veya eylem öğeleri için kağıt belgeler dağıtmak yerine, çevrimiçi olarak ekip üyeleriyle işbirliği yapar ve yalnızca onay imzalama gibi gerektiğinde yazdırırlar.

Akıllı telefonlar ve dizüstü bilgisayarlar

Akıllı telefon teknolojisini kullanarak, çalışanlar ofis dışındayken bağlantıda kalır. Ofis uygulamaları, üretkenliği en üst düzeye çıkarmak için telefon uygulamaları ile senkronize edilir. Etkili personel, irtibat listelerini, kişisel notlarını ve telefonlarındaki randevularını tutar. Belgeleri telefonlarında ve dizüstü bilgisayarlarında görüntüleyerek, kağıt kopya ihtiyacını en aza indirger.

Internet

İnternet kaynaklarının kullanımı hantal el kitaplarına ve diğer basılı referans materyallerine duyulan ihtiyacı azaltır. Mobil çalışanlar, belgeleri bir bilgisayardan diğerine aktarmak ve acil durum veya felaket durumunda yedekleme oluşturmak için harici sabit diskleri ve USB konektörlerini kullanır. Wiki'ler, bloglar ve forumlar gibi sosyal medya teknolojileri, yöneticilerin astlar, akranlar, üstler ve müşterilerle daha etkili bir şekilde etkileşime girmesini sağlar.