İş Yöntemlerini Nasıl Kontrol Edebilirsiniz?

İş yöntemleri, işletmelerin görevleri gerçekleştirdikleri süreçlerdir. Bununla birlikte, bu tür yöntemler her zaman en uygun değildir: Verimsiz, net olmayan, eksik adımlar veya antika olabilirler. Çalışmaların çift kontrol edilmesi, kuruluşun bu tür süreçleri iyileştirmesini veya değiştirmesini sağlar. Ancak, bu tür bir denetim, yönetim ekibinden astlarına kadar birçok tarafın işbirliğini gerektirir. Bazı durumlarda, çalışma yöntemlerini değiştirirken dirençle karşılaşabilirsiniz.

1.

Çalışma yöntemiyle ilgili tüm politika ve prosedürleri gözden geçirin. Eğitim el kitaplarını, iş görevine ilişkin notları ve iş tanımlarını toplayın. Eldeki malzemeleri verilen görevi yapabileceğinizi doğrulayın. Görev verilen bilgilerle yapılamazsa, belgelerde belirtilmeyen ilave adımları içerecek şekilde materyali değiştirin. Bilgilerin eksik olması durumunda görevin yerine getirilmesi ile ilgili çalışanların takibi.

2.

Prosedürleri belirtilen görevlerin yerine getirilmesinden sorumlu yönetim ekibiyle doğrulayın. Bir toplantı çağırın ve netlik uğruna eklenen politikalara ek olarak daha önce listelenen adımların her birini gözden geçirin. Her iş işlevini yerine getiren tüm çalışanları listeleyiniz. Çalışma yöntemlerini gözden geçirmek için çalışmalarını gözlemlemek için bir zaman planlayın. Yönetim ekibinden, politikalarda listelenmeyen çalışanların örtük beklentileri hakkında girdi isteyin: Bu beklentiler, bir işlemi tamamladıktan sonra ekipmanı temizlemek veya malzemeleri atmak için erken gelmek olabilir.

3.

İlgili görevi yapan işçileri izleyin. Çalışma yöntemi belgelerinde listelenmemiş adımları kaydedin. Ayrıca herhangi bir sapmayı, kısayolu veya diğer tutarsızlıkları not edin. Çalışana, belirtilen çalışma yöntemlerinde belirtilmeyen adımları nerede öğrendiğini veya tasarladığını sorun. Bu tür sapmaların iş performansının kalitesini iyileştirip iyileştirmediğini belgeleyin.

4.

İş metotlarındaki farkı yönetim ekibiyle aktarın. Çalışma yöntemi revizyonlarını süpervizör ve astlarla koordine edin. "Küçük İşletme Yönetimi" adlı kitabın yazarı Carlos Moore, kalite problemlerini ve iyileştirme önerilerini tartışmak için rutin olarak bir araya gelen çalışanların "kalite çevrelerini" ya da kaç örgütü oluşturdukları hakkında yorum yapar. İki taraflı kontrol edilen çalışma yöntemlerindeki farklılıklarla ilgili olarak her iki taraftan da geribildirim alın. Gerekirse, açıklanan yayınları yapmanın en iyi yolları hakkında ticari yayınlar, danışmanlar ve diğer profesyoneller gibi dış kaynaklardan ek girdiler alın.

5.

Gözden geçirilmiş çalışma yöntemlerini kullanarak görevi tekrar gerçekleştirin. Görev önceki yöntemden daha fazla verimlilik ve iyileştirme ile gerçekleştirilmezse, yöntemleri tekrar gözden geçirin ve sorunlardan herhangi birini düzeltin.

6.

Her iki tarafın girdisine göre çalışma yöntemlerini yeniden yazın. Değişiklikleri ileten tüm personele notlar gönderin.

Bahşiş

• Bir takımın parçası olarak çift kontrol çalışma yöntemlerini düşünün. İncelenmekte olan görevlerin her birinde becerilere sahip ek denetçiler toplayın. "Gower Kalite Yönetimi El Kitabı" adlı kitabın yazarı Matt Seaver, farklı işlevlere sahip bir denetim ekibinin eldeki yöntemlerin daha kapsamlı bir değerlendirmesini sağladığını açıklıyor.