Çalışan Nasıl Belgelenir?

Dokümantasyon, bir çalışanın şirkete hem olumlu hem de olumsuz katkıları olan performansının bir kaydını oluşturur. Belgeler davranışsal sorunlar için bir zaman çizelgesi oluşturur ve gerektiğinde çalışanın işten çıkarılmadan önce performansını artırmak için girişimlerde bulunulduğunu göstererek istihdamın sona ermesini destekler. Çalışan kayıtları farklı bir bölüme taşınırsa veya farklı bir yönetici gözetiminde taşınırsa, çalışan kayıtları sürekliliği sağlar. Davranışın doğru ve önyargısız belgelenmesi, etkin çalışan kayıtları oluşturmanın anahtarıdır.

1.

Çalışanları belgelemekle ilgili şirket politikalarını gözden geçirin. Varsa, politikada belirtilen prosedürü takip edin.

2.

Çalışanı içeren özel olayları dosyasına yazınız. Duruma neyin yol açtığını, çalışanın eylemlerini ve sonuçta ortaya çıkan etkileri içeren olay olaylarını belgeleyin. Örneğin, çalışan arama yapmadan çalışmaya başlamazsa, etkiler ekibin parçası olduğu bir projeyi bitirememesi olabilirdi.

3.

Her girişin, çalışan tarafından kayda değer eylemlerin kronolojik bir zaman çizelgesini göstermesi için tarih atın. Bu bilgiler uygunsa günün saatini ekleyin.

4.

Gerekirse, ortaya çıkan herhangi bir disiplin cezasını belgeleyin. Attığınız adımları ve çalışanın tepkisini ekleyin, bilgiyi gerçeğe eklemeye gerek kalmadan gerçeği belirtmeye dikkat edin.

5.

Çalışanın davranışını değiştirmesine yardımcı olmak için attığınız adımları yazın. Bu, ilgili çalışan politikalarını onunla birlikte incelemeyi, onu eğitime göndermeyi veya iyileştirmesi için bir eylem planı oluşturmayı içerebilir.

6.

Çalışandan duruma bakış açısını ya da davranışlarına ilişkin akıl yürütmesini isteyin. Bu bilgileri kayıtlara dahil edin. Örneğin, bir saat gecikti ise, nedenini sorun ve nedenini belgeleyin.

7.

Çalışanın ilerleme kaydedip kaydetmediğini kaydetmek için düzenli aralıklarla belgeleri takip edin. İlgili olduğunda pozitif performans ekleyin, böylece belgeler çalışanın yeteneklerini ve eylemlerini doğru bir şekilde gösterir.

Uyarı

• Kendinizi yasal işlemlere açık bıraktığınız için asla kişisel saldırılar, ayrımcı yorumlar veya benzer bilgileri belgelerle birlikte vermeyin. Söylentiler veya varsayımlar yerine çalışanla ilgili gerçekleri ve gözlemleri takip edin.