Bir Durum Raporu Nasıl Yazılır?

Durum raporları, doğal afetlerin resmi raporları veya büyük bir kurumsal dönüşümün kapsamı gibi belirli bir olayın ayrıntılarını iletmek için tasarlanmıştır. İşletmeniz için bir tane oluşturmaya davet edilirseniz, raportör rolünü üstlenirsiniz. İlgili taraflardan ilgili ayrıntıları toplamalısınız ve bunları durumun net bir resmini çizen tutarlı bir formatta bir araya getirmelisiniz. İyi hazırlanmış bir durum raporu, yönetime ve personele önemli kararlar almak için gereken bilgileri vererek şirketinize yarar sağlayabilir.

Durumu değerlendirmek. Hangi bilgilerin ve kimlerden toplanacağını belirleyin. Hedef kişilerinizin bir listesini yapın ve durum raporu için bir hedef tamamlanma tarihi belirleyin. Örneğin, şirketiniz yanlış adrese büyük bir sipariş gönderdiyse, hangi personelin siparişi almak ve göndermekle doğrudan ilgilendiğini öğrenin.

Durumla ilgili görüşlerini almak için ilk değerlendirmede hedeflenen her bir kişiyle iletişim kurun. Kaynağınız istediğiniz tüm bilgileri sunmuyorsa açık uçlu sorular sorun ve ek ayrıntılar için araştırma yapın. Ayrıntılı notlar alın ve mümkünse, görüşmeler için el tipi bir kayıt cihazı kullanın. Tam isim, profesyonel ünvan, doğum tarihi, adres ve telefon numarası dahil olmak üzere, görüşme yaptığınız her kişi için iletişim bilgilerini kaydedin. Yukarıdaki örnekte, yanlış adrese gönderilen siparişe katkıda bulunan tüm olayların ayrıntılı bir zaman çizelgesini almak istersiniz.

Durum raporunu yaz. En üstteki durumu özetleyin. Tutarlı bir şekilde düzenlenmiş paragrafları takip edin, her kararı, olayı ve ayrıntıyı ayrıntılandırın ve duruma katkıda bulunun. Tarihler, saatler ve gerçeklerle kesin olun. Raporu ilgili tüm personele dağıtın.

Gerekirse, düzenli gelişim raporlarıyla ilk durum raporunuzu takip edin.

İpuçları

Şüphe duyduğunuzda, kaynaklarınızla ilgili ayrıntıları onaylayın ve netleştirin.
Durum raporunu, kişisel hislerinizi ortaya koymadan, gerçeğe uygun bir şekilde yazın.
En üstteki en önemli ayrıntılara yoğunlaşarak daha sonra daha az önemli gerçeklere inerek ters piramit biçiminde yazmak faydalıdır.
Argo veya jargon içermeyen doğrudan dil kullanın. Mümkünse sıfatlardan kaçının.