Yönetici Asistanı Röportajında ​​Sorulması Gereken İyi Sorular

Doğru yönetici asistanı, yoğun bir profesyonel için paha biçilmez bir varlık olabilir. Bu pozisyondaki bir kişi genellikle bir programı yönetir, telefonda ve şahsen bir kapı bekçisi olarak hizmet eder ve kurulların ve gönüllü gruplarının yönetilmesine yardımcı olur. Yönetici asistanı ayrıca toplantılarda birkaç dakika sürer, kurumsal yazışma ve sunumları denetler ve büro görevlerini yerine getirir. Bu iş için doğru kişiyi bulmak önemli bir görevdir. Görüşme sırasında doğru soruları sormak, bir yöneticinin ve potansiyel asistanının uygun olup olmayacağının belirlenmesine yardımcı olacaktır.

Kişilik karakterizasyonu

İş adayına kişiliğini nasıl karakterize edeceğini sorun. Giden ve sorumluluk alabilir ve durumların sorumluluğunu üstlenebiliyor mu, yoksa utangaç ve çekingen mi? Bu soru, adayın her durumun üstünde olacak bir go-alıcı mı, yoksa belirli yönergeleri izlemekte daha iyi olan sessiz ama etkili bir birey olup olmadığını anlamanıza yardımcı olacaktır.

İletişim yetenekleri

Yönetici asistanları diğer insanları patronları adına yönetmek zorundalar. Bu, öfkeli bir çalışanı geri çevirmek, öfkeli bir müşteriyle ilgilenmek veya bir satıcıdan şikayette bulunmak anlamına gelebilir. İş adaylarına zor insanlarla nasıl başa çıktıklarını sorun. Kendileri öfkeleniyor mu, yoksa bir durumu sakince yayma yeteneğine mi sahipler? Bu soru, potansiyel bir yönetici asistanının diğerleriyle nasıl etkileşime gireceğini değerlendirmenize yardımcı olacaktır.

Telefon Becerileri

Yönetici asistanları genellikle saha telefonu patronları için arar. İş adaylarına çok hatlı telefon ve sesli posta sistemleri, konferans görüşmeleri ayarlama ve bölümler arasında aktarma konusunda ne kadar rahat olduklarını sorun. Bu, adayın teknik yeteneklerini daha iyi anlamanızı sağlayacaktır.

organizasyon

Tüm adaylardan örgütsel süreçlerini tanımlamasını isteyin. Listeler oluştururlar mı ve en yüksekten en düşük öncelikli maddelere kadar mı çalışıyorlar? Dosyalama sistemlerini, bilgisayar dosyalarını ve evrakları nasıl organize ediyorlar? Bu soruları sormak, yalnızca potansiyel bir iş adayının becerileri konusunda değil, aynı zamanda örgütsel sistemlerini oluşturmaya giden zihinsel süreç hakkında daha iyi bir fikir verecektir.

Bilgisayar meraklısı

Bugünün yönetici asistanı, rolünde etkili olabilmek için bilgisayar okuryazarlığı yüksek olmalıdır. Adaylara iyi bilgisayar becerilerine sahip olup olmadıklarını sormak yerine, işletim sistemleri, programlar, uygulamalar ve bilgi ve sosyal medya araçlarının kullanımı dahil olmak üzere kendi bilgisayar bilgilerini tanımlamalarını isteyin.

Sıradan Görevler

İş adaylarına sıradan işler yapma konusunda neler hissettiğini sorun. Yönetici asistanlarından genellikle öğle yemeği siparişi almaları, kahve dağıtmaları, malzemeleri toplayıp bırakmaları, kurumsal hediyeler seçmeleri, seyahat düzenlemeleri yapmaları ve teşekkür notları yazmaları istenir. Potansiyel adaylara, bu veya diğer geçerli görevlerden herhangi birinin iş tanımlarının bir parçası olarak kabul edilebilir olup olmadığını sorun.

Geçmiş ve Şimdiki

Görüşülen kişinin önceki işini neden bıraktığını ve neden mevcut pozisyona çekildiğini sormak. Bu, hangi faktörlerin daha erken bir işten ayrılmasına neden olduğu ve şirketiniz hakkında neleri sevdiği konusunda fikir sahibi olmanıza yardımcı olacak.