Bilgi Yönetim Sisteminin Özellikleri

Birçok şirket bir tür bilgi yönetimi sistemi veya IMS kullanır. Bazı küçük şirketler bunu çoğu ofis yazılımı ürününde bulunan bir veritabanı aracılığıyla yapar. Diğerleri harici IMS satın alır ve bu sistemleri şu anda kullanılan yazılımlarla entegre eder. Bir şirketin seçtiği bilgi yönetimi sistemi, sistemin şirkete ne kadar değer getirebileceğine bağlıdır.

Veritabanı Yönetimi

Bir bilgi yönetim sisteminin temel özelliği, veri saklama ve bu verileri sistemin kullanıcıları tarafından kolayca erişilebilmesidir. Seçtiğiniz veritabanı türü, bilgi yönetim sisteminin bilgi taleplerine veya sorgularına nasıl cevap vereceğini belirler. İlişkisel veritabanı kullanan sistemler, verileri büyük bir tablo yerine ayrı tablolarda depolar. Veriler depolandıktan sonra, veritabanı yöneticileriniz tuşları kullanarak ilgili veri tablolarını birbirine bağlar. Bu anahtarlar bir tablodaki veriler ile başka bir tablodaki veriler arasındaki ilişkiyi tanımlar. İlişkisel veritabanları, sorgulara daha hızlı yanıt verir ve hiyerarşik veritabanlarından daha fazla bilgi depolar. Hiyerarşik veritabanları her zaman veritabanının en başından başlayarak verilere erişir ve aşağı gider. Farklı bilgi parçaları arasındaki ilişkiye bakmıyor.

Raporlama

Bilgi yönetim sisteminin bir sonraki en önemli özelliği raporlar şeklinde geliyor. Bir bilgi yönetim sistemi, yalnızca oluşturduğu raporlar kadar iyidir. Karar verme sürecinde size yardımcı olacak bilgileri üretme yeteneği, bu tür bir sistem için kilit bir özelliktir. Çoğu IMS birden fazla rapor şablonu sağlarken, diğerleri de gereksinimlerinize özel olarak hazırlanmış özel raporlar oluşturma ve bu raporları başkalarının kullanması için şablon olarak kaydetme olanağı sunar.

Açık Erişim

Sistem mimarisine açık erişim sağlayan bir bilgi yönetim sistemi, bir şirketin dış düzenlemelere ve iç gereksinimlere daha kolay uymasını sağlar. Açık erişim, şirketin IMS'yi mevcut sistemlerle daha kolay bütünleştirebileceği anlamına gelir. Bu yetenek, dış servis çalışanlarının şirket içi servis değişikliği yapma ihtiyacını azaltır. Açık erişim, bakım giderlerinizi de düşürür, çünkü dahili kaynaklar sistemin bakımını yönetebilir.

bütünleşme

Bilgi yönetimi sistemleri tipik olarak bir şirketin mevcut sistemleriyle bütünleşir. Bu çeşitli sistemlerin ne kadar iyi bütünleştiği, iç ve dış kaynaklar için çoğu zaman birçok zorluk yaratır. İyi bir IMS, eski sistemlerle entegrasyon kolaylığı sağlar, böylece bir şirketin halihazırda yapmış olduğu ekipman yatırımlarını sürdürmesine izin verir.

Ölçeklenebilirlik

Tüm şirketler bazı bilgi yönetim sistemlerinin tam olarak sunulmasını gerektirmediğinden, ölçeklenebilirlik kilit bir satın alma değerlendirmesi haline gelir. Küçük işletmeler şimdi bir IMS'nin küçültülmüş bir sürümünü gerektirebilir, ancak birkaç yıl içinde ek özellikler ve daha büyük veritabanı yönetimi yetenekleri gerekir. Ölçeklenebilir bir sistem satın almak bir şirket odasına ilk yatırımını kaybetmeden büyümesini sağlar.