Bordro Sistemi Örneği

Çalışanlarınıza bir bordro sistemi üzerinden ödeme yapmanız gerekir, ancak kullandığınız sistemin türü bordro gereksinimlerinize bağlıdır. Şirketinizin büyüklüğü ve maaş bordrosu görevleri hakkındaki bilgileriniz, otomatik mi yoksa manuel bir sistem mi seçtiniz veya işi bir maaş bordrosu servis sağlayıcısına mı teslim ettiğiniz ile ilgili.

Ev İçi Otomatik

Otomatikleştirilmiş veya bilgisayarlı bir bordro sistemi, bağımsız bir yazılım veya insan kaynakları ve muhasebe özellikleri ile entegre bir bordro yazılımı olabilir. Şantiyenizden, çalışanlarınızın maaş bordrosu verilerini (Sosyal Güvenlik numarası ve adresi gibi kişisel bilgiler dahil) sisteme girersiniz - maaşlar, çalışma saatleri, ödeme oranı ve vergi stopajı bilgileri. Yazılım girdiğiniz verilere dayanarak ödemeleri hesaplar ve canlı çek, doğrudan mevduat ve ödeme kartları ile ödeme sağlar.

Otomatik bir zaman işleyiş sistemi ile saatleri bordro yazılımına girebilirsiniz. Bordro yazılımı, çalışanlarınızın ücretlerinden vergi almaz ve ücret takası, ek ücretler ve vergi öncesi kesintileri gibi karmaşık öğeleri hesaplar. Yazılım, belirli çalışanlara sağlanan faydaları izlemenize, maaş bordroları ve vergi raporları yazdırmanıza ve W-2 işleme gerçekleştirmenize olanak sağlar. Bu sistem manuel sistemlere göre verimliliği ve doğruluğu arttırır.

Bordro Hizmeti

Bordro servisi harici bir sistemdir. Ücret karşılığında, bordro görevlerinizi tedarikçiye dış kaynak olarak vermiş olursunuz. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak, sağlayıcı bordro vergisi meseleleri de dahil olmak üzere tüm bordronuzu işler veya bordronuzun bazı yönlerini yönetir.

Bordro şirketleri genellikle çevrimiçi hizmetler sunar, bazıları ise kendinize özel bir yaklaşım sunar: Maaş bordrosunu cep telefonunuzdan veya ofisten çalıştırıyor ve isterseniz kendi maaş çeklerinizi yazdırıyorsunuz. Yazılım satın almak yerine, tedarikçinin çevrimiçi sistemini kullanırsınız. Diğer bordro şirketleri daha sınırlı çevrimiçi hizmetler sunmaktadır. Örneğin, çalışanlarınızın saatlerini tedarikçinin sistemine yüklerken, tedarikçi tüm maaş bordronuzu işler ve maaş çeklerini size iletir. Bu sistem zamandan ve paradan tasarruf sağlayabilir ve ücret, saat ve vergi hesaplamalarındaki hatalar için cezaları azaltmanıza yardımcı olabilir, çünkü sağlayıcı genellikle bu alanlarda uzmandır. Sağlayıcının çalışmasını doğrulamanız ve bordro konularından haberdar olmanız gerekir, çünkü sağlayıcının hatalarından sorumlu tutulabilirsiniz.

El ile

Tüm bordronuzu elle veya manuel olarak işlemek, beş veya daha az çalışan gibi az çalışanınız varsa işe yarayabilir. Bu sistemi kurmak için banka çekleri, kırtasiye ve bordro günlükleri gibi kayıt tutma için sadece birkaç maddeye ihtiyacınız var. Maaşları ve kesintileri elle hesaplarsınız, bu riskli olabilir çünkü bordro hesaplamaları karmaşık olabilir.

Hesaplamalarınızda size yardımcı olacak bir yazılımınız olmadığından, çalışanlarınıza ödeme yapmadan önce her bir bordronun doğruluğunu kontrol edin. Yıllık W-2'leri elle yazmayın, çünkü Sosyal Güvenlik İdaresi'nin tarayıcısı, okumak için belirli bir fontun kullanılmasını gerektirir; bunun yerine bir daktilo kullanın. Kayıt tutmak için yalnızca basılı kopya dosyalarını saklayın. Bu sistemi kurmak kolay ve ucuzdur.

hususlar

ABD Küçük İşletmeler İdaresi, bordro sisteminizi kurmanıza yardımcı olacak bazı adımlar atmanızı önerir. Bu, işveren kimlik numarası almayı, eyalet ve yerel yönetimlerin kimlik numarası gerektirip gerektirmediğini belirlemeyi, çalışanlar ve bağımsız yükleniciler arasındaki farkı bilmeyi, devlet kanunlarına uygun bir ödeme süresi seçmeyi ve doğru bordro sistemini seçmeyi içerir.