İş Dünyasında Yanlış İletişim için E-posta Etiketi

E-posta ofis iletişimi için uygun bir kanaldır, ancak kolay kullanılabilirliği ve sık kullanımı yanlış iletişimi neredeyse kaçınılmaz hale getirir. En özenle hazırlanmış ve iyi niyetli iletiler bile yanlış iletişim kurmaya neden olabilir, ancak doğru görgü kuralları, bir e-posta makinesini hedef kitlenizde süren etkileriyle etkili bir teslimat haline getirebilir.

Hataları kabul et

Kimse mükemmel değildir, bu yüzden herhangi bir işyerinde yanlış iletişim kaçınılmaz olarak gerçekleşir. İnsan doğası sizi mesajınızın yanında durmaya ve iletişim tarzınızı savunmaya teşvik etse de, görgü kuralları çabucak hataya düşmeniz gerektiğini belirtir. İkna olmuş olduğunuz bir iletişim için özür dilemekten rahatsız olsanız bile kusursuzdu, üzgün olduğunuzu söylemek yanlış anlaşılmanın bir sonucu olarak kırgın, hakaret veya genel olarak rahatsızlık duyan alıcılarla köprü kurmaya yardımcı olabilir.

açıklamak

Bir e-posta yanlış iletişimi için özür diledikten sonra, niyetlerinizi netleştirme fırsatını yakalayın. Netleşmeye olan yaklaşımınız, iyi bir iletişim gibi, izleyicilerinize göre uyarlanmalıdır. Büyük bir e-posta dağıtım listesine giren yanlış bir iletişim için, güvenilir bir meslektaşım tarafından okunan ve dikkatle hazırlanmış bir takip e-postası, izleyicinizin hedeflediğiniz iletiyi doğru şekilde almasını sağlamaya yardımcı olabilir. Daha küçük dağıtımlar için yüz yüze iletişim, doğru mesajın alınmasını sağlamaya yardımcı olabilir. Ek olarak, sizden izleyicilerden aldığınız sözlü ve sözsüz geribildirimler, anlaştıklarını ölçmenize yardımcı olabilir.

Doğru yap

Müşterilerle veya müşterilerle iletişimsizlik halinde, görgü kuralları iletişim hatasını telafi etmek için ilave adımlar atmaya çağırır. Ek adımlar, durumun ciddiyetine bağlıdır; açık olmayan basit bir e-posta mesajı, örneğin sadece resmi bir özür ve bir takip e-postası için çağrı yapabilir. Müşterinin veya müşterinin yanlış davranması sonucu bir miktar harekete geçmesi veya hayal kırıklığı yaşaması durumunda, bir tür indirim veya ücretsiz hizmet müşterinin acısını hafifletmeye yardımcı olabilir. İş koçu Jane Pollak'ın pediküristi 2011'de kısa mesaj attı ve sonuçta ortaya çıkan yanlış anlaşılma Pollak’ın vaktini boşa çıkarmasına ve elde edemediği bir pedikür için şehir genelinde sürmesine yol açtı. Yanlış anlaşılmayı telafi etmek için Pollak’ın pediküristi daha sonra ücretsiz bir pedikür önerdi.

hususlar

E-posta yanlış iletişimi işyerinde ara sıra bir kesinlik olduğundan, birçok çalışan, yönetici ve hatta müşteri ara sıra bir gaffe gözden kaçırmaktan daha fazla isteklidir. Yanlış anlaşılmanın alıcıyı etkileyip etkilemediğine bakılmaksızın, görgü kuralları, hatanın onaylanmasını, bir özür ve asgari eylemler olarak bir açıklama yapılmasını gerektirir. Hatayı düzeltmek için ilave adımlar atmak, alıcılarınızdan bir iyilik elde etmenize yardımcı olabilir, böylece yanlış bir iletişimi utanç verici bir hatadan etkin bir şekilde düzelme yeteneğinizi göstermek için bir fırsat olarak kullanabilirsiniz.