Elektronik İletişim Protokolü

Teknolojideki gelişmeler, işletmelerin şirket içinde ve dışında iletişim kurma şeklini değiştirmiştir. Birçok yönden, e-posta, kısa mesaj ve anlık mesaj yoluyla iletişim, etkili ve güvenilir bilgi alışverişi için kanallar açar. Ancak, hız iletişimde aşırı yüklenme, yanlış iletişim ve gizlilik ihlalleriyle sonuçlanabilir. Elektronik iletişim protokolleri oluşturmak bu yaygın sorunları hafifletir.

Standart Protokol Oluştur

Elektronik iletişim için en iyi uygulamaları gösteren çalışanlar için yazılı kılavuzlar geliştirin. Bir e-postayı başka bir tarafa iletmenin, şirket içindeki diğerlerine bir e-posta iletişiminin bir kopyasını CC'ye göndermesi ve bir alıcıyı bir e-postaya, özellikle bir duyarlı doğa Bu, çalışanların işlerini yapmak için hayati olmayan elektronik iletişim yoluyla eleme harcamalarını azaltmaktadır.

Biçimlendirme ve Konu Satırları

Elektronik iletişimin formatlanma biçimi için standart bir protokol tanımlayın. Kısa ama açıklayıcı bir konu satırı ve isim, unvan ve iletişim bilgileri içeren standart bir imza satırı kullanımını teşvik edin. Biçimlendirme ortak bir fontta ve boyutta olmalıdır. Tüm büyük harflerin, ayrıntılı yazı tiplerinin, renklerin veya son derece küçük veya büyük punto metnin kullanımını yasaklayın.

E-posta İçeriğini Sınırla

Dahili olarak dağıtılabilecek e-posta türlerini sınırlandırın. Çalışanlar, çalışanlarla ilgili e-posta şakaları, linkler ve diğer materyalleri değiştirme alışkanlığı haline gelirlerse, verimlilik kaybı riskiyle karşı karşıya kalırlar. İşyerinizdeki meslektaşları arasında uygun bir bilgi alışverişi olarak kabul edilecekler için parametreler belirleyin.

Enstitü En İyi Uygulamaları

Çalışanlara elektronik iletişimin en etkili yollarını açıklayın. Örneğin, çalışanları bir soruyu cevaplarken bir soruya “evet” veya “hayır” cevabını vermemelerini, ancak yanıtı incelemelerini teşvik edin. Örneğin, bir yönetici bir yönetim kurulu toplantısı için bir raporun zamanında tamamlanıp sonuçlanmayacağını soran bir e-posta gönderirse, en uygun yanıtlar “Evet, rapor bu öğleden sonra saat 3'te yapılacaktır” veya “Yaptım. Raporda yarına kadar çözülmeyecek bazı problemlerle karşılaşırsınız, bu nedenle bu öğleden sonra yapılacak yönetim kurulu toplantısı için rapor zamanında yapılmaz. ”Bu yaklaşım yanlış anlama veya yanlış anlaşılmaları ortadan kaldırır.

Uygun Dış İletişimi Tanımla

Müşteriler, müşteriler ve satıcılarla iletişim kurarken, çalışanlarınızı elektronik iletişimde, resmi yazılı yazışmalarda kullanacakları aynı profesyonel yaklaşımı ve sözlü çeviri kullanmaya teşvik edin. Bu, başlıkları kullanmayı, standart bir işletmeyi açma ve kapama ve elektronik haberleşmede yaygın olan argo veya kısayol mesajlaşmalarından kaçınmayı içerir. Ek olarak, çalışanların, iletilen iletinin amacını açıklayan ekli bir açıklama yapmadan e-postaları bir dış tarafa iletmesini engelleyin.

Yazılı Mesajlaşma Protokolleri

Akıllı telefonlarda veya diğer elektronik cihazlarda yazılı mesajlaşma, iş ortaklarıyla iletişim kurmanın kısaltılmış bir yoludur. Doğru şekilde hecelemek, profesyonelliği korumak ve mahremiyeti korumak için hala özen gösterilmelidir. “Gönder” e basmadan önce alıcıları iki kez kontrol edin; böylece elektronik mesajlar yalnızca amaçlanan alıcılara gider ve gizli, hassas veya özel bilgileri elektronik yollarla paylaşmaktan kaçının.