Kar Amacı Gütmeyen Belge Tutma ve İmha Politikası

Kapsamlı bir belge saklama ve imha politikası, sağlam bir iş uygulamasından daha fazlasıdır. Ayrıca, kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun, bazı kar amacı gütmeyen kuruluşlar için kafa karıştırıcı bir beklenti olan federal ve eyalet yasalarına ve tavsiyelerine tam olarak uymasını sağlamak çok önemlidir. Politika gereklilikleri konusundaki belirsizlikler, eyalet yasaları değişkenlik gösterdiğinden, İç Gelir Servisi tarafından tavsiye edilmekle birlikte, kar amacı gütmeyen bir işin belge alıkonmasına hitap etmesini engellemekten kaçınıyor ve 2002 tarihli Sarbanes-Oxley Yasası kar amacı gütmeyen kuruluşların sayısız maddesinin sadece ikisinde yer alıyor.

Sarbanes-Oxley Yasası Bölüm 1102

Sarbanes-Oxley Yasası'nın 1102. maddesi, resmi bir soruşturmada incelemeye tabi olabilecek ya da incelemeye tabi olabilecek belgelerin imhasını özellikle yasaklamaktadır. Ancak, belgelerle veya saklama planlarıyla ilgili ayrıntıları içermez. En iyi fikir, doküman tutma ve imha politikanızı hazırlamak için kar amacı gütmeyen bir avukata danışmaktır. Size bir Sarbanes-Oxley Yasası ile ilgili bilgi sağlamanın yanı sıra, bir avukat eyaletinizde geçerli olabilecek yasalarla ilgili bilgi sağlayabilir.

Belge Tutma Hakkında

Politika direktifleri, elektronik olarak saklanan hem e-postalar dahil olmak üzere hem de dokümanların ve bilgilerin basılı kopyalarına ait olmalıdır. Genellikle üç yıldan kalıcı alıkoya kadar değişen tutma süreleri, büyük ölçüde bir belgede depolanan bilgilerin türüne ve önemine bağlıdır. Örneğin, genel yazışma için tutma programları, gönüllü kayıtları, iş başvurusu ve satın alma siparişleri genellikle dört yıldan fazla sürmez. Muhasebe kayıtları, banka dekontları, faturalar ve bağış belgeleri genellikle 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Esas Sözleşme, sigorta belgeleri ve vergi belgeleri sürekli saklanmalıdır.

Ticari Kayıtların Atılması

Yasalara ve tavsiyelere uymanın kafa karıştırıcı bir yönü, belgelerin saklanmasıyla ilgili çok miktarda bilgi olmasına rağmen, özellikle belgelerin imhasına ilişkin daha az bilgi bulunmasıdır. Bunun yerine, korunan sağlık bilgilerinin bertarafı için Sağlık ve İnsan Hizmetleri Bakanlığı tarafından sağlananlar gibi kılavuzlara güvenip bunları ekleyin. Örneğin, belgelerin sadece basılı kopyalarının esasen okunaksız hale getirilmesi, çözülemez olması ve elden çıkarılmadan önce yeniden yapılandırılmaması gerektiğini belirten yönergeleri içermesi, ayrıca çöp konteynırları ve geri dönüşüm kutularının halka erişilemeyen alanlara yerleştirilmesi gerekir. Diğer bir seçenek, bir elden çıkarma satıcısıyla sözleşme yapmaktır. Elektronik ortamda depolanan bilgilerin elden çıkarılması ile ilgili direktifler, özel yazılım kullanarak verilerin üzerine yazılmasını veya silinmesini veya verilerin kaydedildiği ortamın imhasını içerebilir.

Belge Tutma ve İmha Politikası Oluşturma

Politikanın amacını, amaçlarını ve hedeflerini belirleyerek kapsamlı bir politika başlar. Tanımlar bölümü, politikanın sahip olduğu belge türlerini açıkça tanımlar ve “belge”, “parçalama” ve “silme” gibi genel terimleri tanımlar. Bunun ardından ek bölümler, belgeleri etiketlemek ve depolamak için beklentileri belirler ve bunun için bir zamanlama ve talimat sağlar. eski bilgilerin gözden geçirilmesi ve yok edilmesi. Son bir bölüm, evrak taslakları ile ilgili prosedürleri ele alır ve ana hatlarıyla belirtir. Çoğu ayrıca, çalışanların daha fazla bilgi için başvurabilecekleri bir masa ekleyerek politika bilgilerini özetler.