İşletmelerde Etkili İç Kontrol Teknikleri Hakkında

Çalışanları işe alan herhangi bir iş hileli faaliyet riski taşımaktadır. Denetlenmeyen bırakma, dolandırıcılığın işletmenizin alt satırında büyük olumsuz etkileri olabilir. Bazı durumlarda, bir işletmenin finansmanına kolay erişebilen güvenilir bir çalışan, şirket fonlarını çalarak yetkisini kötüye kullanabilir. Çeşitli iç kontrol teknikleri uygunsuzlukların önlenmesine yardımcı olabilir.

Rol Ayrımı

Ulusal Gaziler Araştırma ve Eğitim Vakıfları Birliği'ne göre, işletme finansmanında en önemli iç kontrol konularından biri rol bölümlemesidir. Mümkün olduğunda, defter tutma, envanter kontrolü ve bordro yönetimi gibi fonksiyonları bir kişiye atamak yerine birkaç çalışan arasında dağıtın. İşletmenizin bir avuç çalışanı varsa, bu alanlara kendiniz de dahil olmak zorunda kalabilirsiniz.

Etik Kuralları

Zaten bir yetkiniz yoksa, çalışanlarınızın kabul edilebilir davranış olarak kabul edilen sınırların sınırlarını bilmelerini sağlamak için yazılı bir Etik Kural geliştirin ve gerektiğinde bunları uyguladığınızdan emin olun. Örneğin, kodunuz, ayrıcalıklı bilgilerin müşterilerle veya rakiplerle paylaşılması gibi, işletmenize zararlı olduğu düşünülebilecek etkinlikleri ayrıntılandırabilir. Kodunuz ayrıca çalışanlarınızın diğer çalışanlar tarafından gerçekleştirilen etik olmayan eylemleri bildirme sorumluluğunu taşıdığını da açıkça belirtmelidir.

Para Taşıma

Fonların işlenmesi için açık prosedürler uygulayın. Çalışanların şirket çek defterine erişimi varsa, kullanımda değilken kilitli bir kasada saklandığından emin olun. Çalışanların küçük paralara olan erişimini sınırlandırın ve kullanımının açıklanması için bir kupon sistemi uygulayın. Tüm çeklerin, kontrol numarasının yanı sıra yazılma nedenlerinin kaydedilmesiyle belgelendiğinden emin olun.

Posta

İşletmeniz çok küçükse, müşteri çekleri veya diğer fonların gizemli bir şekilde ortadan kaybolması olasılığını önlemek için kendi iş postanızı açma pratiği yapın. Bu görevi devrederseniz, iki veya daha fazla çalışanınızın postayı bir tür izleme sistemi olarak aynı anda açmasını isteyin.

Çapraz kontrol

Tüm prosedürlerin doğru ve etik bir şekilde yürütülmesini sağlamak için bir çapraz kontrol sistemi kurmayı düşünün. Örneğin, envanterinizi yöneten çalışanınız, bordro çalışanınızın çalışmalarını rastgele kontrol ederek uygunsuzluk arayabilir. Bu tür bir sistem aynı zamanda çalışanları ilk başta hileli faaliyetlerde bulunmaktan alıkoyacak.