Nakit Ödeme Sistemi Nedir?

Her küçük işletme, bir şirketin nakit ödemelerini verimli ve güvenli bir şekilde yapan bir nakit ödeme sistemine ihtiyaç duyar. Ödenecek hesaplar veya A / P, nakit ödemelere yakından bağlıdır ve nakit ödeme yapıldığında işlemlerin çoğu A / P üzerinden gerçekleştirilir. Doğru belgeleme, etkin bir nakit ödeme işlevinin bir parçasıdır ve tüm nakit ödemeler şirketin mali kayıtlarına kaydedilmelidir. İyi iç kontrollerin varlığı nakit ödemelerde önemlidir ve meşru işlemler için paranın ödenmesini sağlamaya yardımcı olur.

Borç Hesapları Fonksiyonu

A / P işlevi, bir şirketin satıcı ve alacaklı işlemleri ile ilgili ödemeleri onaylamaktan sorumludur. A / P, ödeme için işlemleri yalnızca işlemle ilgili destekleyici belgeler bulunduğunda onaylar. A / P işlem onayı için gerekli evraklarla eşleştiğinden, sahte veya geçersiz işlemlerin ödenmesini önlemek için gerçek ödemeyi satıcıya veya alacaklıya kaydetmemesi tercih edilir.

İşlem Belgeleri

Nakit ödemelerin çoğu fatura ödemeleridir. Örneğin, envanter satın alındığında, işlemin ödemesi yapılmadan önce işlemin bir satınalma siparişi ve mal girişi kanıtı ile birlikte bir faturası olması gerekir. Bir hizmet için fatura, taraflar arasındaki iş sözleşmesini ayrıntılandıran bir sözleşmeye atıfta bulunmalıdır. Eksik belgeler, ürünlerin veya hizmetlerin teslim edilmemesi veya sahte faaliyetler gibi eksik bir işlemin işareti olabilir.

İşlem kayıt

İşletmeniz belirli bir fiyata sahip bir değeri satın aldığında veya aldığında, bir borç veya nakit hesaba kredi olarak kaydedilir. Borçlar olarak kaydedilen kredi işlemleri gelecekteki bir tarihte ödenir ve gerekli belgeler alındıktan sonra borç borçlandırılır ve ödeme tutarı için nakit para yatırılır. İşlemin mali kayıtlara kaydedilmesi, satıcıya verilen bir çek veya elektronik ödeme oluşturulması ile takip edilir.

İç Kontroller

Nakit ödemelerdeki iyi iç kontroller, nakit kaybını önlemek için kritik öneme sahiptir. İdeal olarak, A / P personeli geçersiz işlemlerin ödemesini önlemek için nakit ödemelerden sorumlu olmamalıdır. Bu görev ayrımı nakit hesabınızı koruyabilir. İşletmeniz bu düzenleme için çok küçükse, A / P'ye dahil olmayan bir çalışanın her ay banka hesabınızı uzlaştırması ve nakit ödemelerin geçerli işlemlerde olup olmadığını değerlendirmek için rastgele nakit ödemeleri denetlemesi yapması gerekir.