Bir Kurumun Arşivcisinin Görevleri Nelerdir?

Endüstriden bağımsız olarak, her boyuttaki kuruluşun çeşitli belgeleri tutması gerekir. Firmanın yerel ve federal yasalara uygun kalması için çalışan kayıtları ve vergi formları gibi finansal tabloların saklanması gerekmektedir. İstisnai müşteri hizmetleri sağlamak için müşteri iletişimi ve satın alma bilgileri korunmalıdır. Ek olarak, gelişimsel araştırma ve önceki başarıların belgelendirilmesi kaydedilmeli, böylelikle bir şirket yarattığı mirası üzerine inşa edebilir. Kütüphaneci olarak da adlandırılan bir arşivci, bu elektronik ve basılı belgelerin her birinin derlenmesinden ve muhafaza edilmesinden sorumlu olan kişidir.

Belge saklama

Her örgütün kendi kayıt saklama yolu vardır. Birçok kuruluş kağıtsız olmak için çabalıyor. Bu ortamlarda, bir arşivci tüm fiziksel belgeleri tarar ve bunları bilgisayar dosyalarına dönüştürür. Bu dosyalar daha sonra disklerde, sabit disklerde veya CD-ROM'larda depolanır. Diğer şirketler, tüm kağıt kayıtlarını dosya dolaplarında ve çekmecelerde saklamayı seçerek tüm elektronik kayıt tutma yöntemlerinden kaçınıyor. Bir kuruluş bu sistemi tercih ederse, bir arşivcinin, dosyaları güvenli bir şekilde saklamak için depolamak için harici bir dosya depolama tesisinin hizmetlerini kullanması nadir değildir. Hangi yöntem kuruluş tarafından tercih edilirse seçilsin, bir arşivci gerektiğinde ulaşılabilmesi için depolanan her belgenin konumunu titizlikle belgelemelidir.

Kayıtlara Erişim

Belki de bir kurumun arşivcisine verilen en büyük sorumluluklardan biri kayıtlarına erişimin izlenmesidir. Çoğu durumda, kimin hangi belgelere erişebileceğine ilişkin özel düzenlemeler vardır. Örneğin, bir halk kütüphanesinin koleksiyonundaki birçok maddeye, bunları isteyen herkes erişebilir. Bununla birlikte, bir devlet kurumu içinde erişim belirli bir güvenlik iznine sahip olanlarla sınırlı olabilir. Bir arşivcinin, işvereninin bu konuyla ilgili politikalarını tam olarak anlayarak net bir anlayışa sahip olması önemlidir.

Eğitim Görevleri

Çalıştığı organizasyonun türüne bağlı olarak, bir arşivci iç ve dış topluluklar için eğitimci olarak görev yapabilir. Örneğin, bir müze içindeki bir arşivci, konferansın içeriğini ziyaretçilere açıklamayı amaçlayan broşürler ve broşürler gibi dersler verebilir ve eğitim kaynakları yaratabilir. Kâr amacı gütmeyen bir işte çalışan bir arşivci de şirket oryantasyon sürecinden geçen yeni çalışanlara şirketin tarihi ve kültürü hakkında bilgi sunabilir. Ek olarak, firma arşivlerinde tutulan belgelerle ilgili istenen bilgileri vererek medyada bir konu uzmanı olarak görev yapabilir.