Gizli Bilgiyi Resepsiyon Masasında Güvende Tutmanın Yolları

Gizli sözlü ve yazılı bilgiler genellikle kabul alanlarından geçer. Ancak birçok işletme sahibi, gizli ayrıntıların yanlış ellere geçmesini engellemek için yeterli korumaya sahip değildir. Bilgi türü ne olursa olsun - müşteri isimleri, hasta reçetesi veya teşhis testleri ayrıntıları, yaklaşan iş projeleri veya yasal konular - güvenli olmasını sağlamak için uygun korumalar gerekir.

Gizlilik Kat Planı Oluştur

Bilgiyi güvende tutmanın bir yolu, kabul alanı düzenini, müşterilerin veya satıcıların gizli evrakları görmesini veya telefonla ya da yüz yüze görüşmelerden gizli ayrıntıları duymasını zorlaştıracak şekilde düzenlemektir. Örneğin, resepsiyonu ve bekleme alanlarını iki ayrı odada ayarlayabilir veya - açık bir kat planınız varsa - alanlar arasında opak, ses yalıtımlı akustik duvar panelleri takın. Her iki düzenleme ile duvar panelleri, bazı tıbbi ofislerde check-in, check-out ve konsültasyon gibi farklı resepsiyon masası alanlarını ayırabilir.

Resepsiyon Masası Prosedürlerini Oluşturma

Değişen bir düzen, resepsiyon dışı personelin ve ziyaretçilerin tüm örneklerinin resepsiyondaki gizli bilgilere erişmesini önleyemez. Çalışanların izlemesi için net kurallar ve prosedürler oluşturulması yardımcı olacaktır. Örneğin, sadece resepsiyon personeli üyelerine masanın arkasında izin verilebilir. Ayrıca, resepsiyon görevlilerinden biri masaya yaklaşırken gizli evrakları örtmesini veya bilgisayarları kapatıp işyerlerini herhangi bir sebeple terk ettikleri zaman gizli evraklarını kilitlemelerini isteyebilirsiniz.

Personeli ve Halkı Eğitin

Ayrıca tüm çalışanlarınızın ve halkınızın kurallarınızı anlaması ve bunlara uyması önemlidir. Personel eğitimi, gizlilik ve mahremiyet eğitimi, gelecekteki referanslar için bir resepsiyon masası kural ve prosedürleri kitabı ve çalışanlara gizli bilgileri koruma sorumluluğunu hatırlatan işaretler veya posterler içerebilir. Halk eğitimi, düzenli müşteriler, hastalar veya satıcılar gibi ziyaretçileri tekrarlamak için posta ve elektronik posta yoluyla ilgili bilgilerin gönderilmesini içerebilir. Ayrıca, resepsiyonun yanına ve kuralları ve beklentilerinizi açıkça belirten bekleme alanının çevresine ziyaretçi işaretleri takabilirsiniz.

Hatırlanacak şeyler

İşiniz sağlık bakımı içeriyorsa, resepsiyondaki gizli bilgileri korumak için yapılan herhangi bir değişikliğin Sağlık Bilgi Gizliliği ve Sorumluluk Yasası ile belirlenen kurallara uygun olduğunu doğrulamanız gerekir. Bazı resepsiyonistler telefonla veya ortak alanlarda gizli bilgileri gizli bir şekilde açığa vururlar. Personelinizle gizli bilgileri, duymak için onaylanan kişi veya kişiler dışında hiç kimseyle görüşmemeleri gerektiğini vurgulayın. Ayrıca, gizli bilgileri görüşmeden önce ziyaretçiler resepsiyon alanından uzaklaşıncaya kadar beklemeliler.