Bilgi Sistemlerinin Kullanımı ve Muhasebe

Günümüzde muhasebe görevlerinin çoğu bir bilgisayarda işlenmektedir, bu nedenle bilgi sistemleri muhasebenin nasıl yapıldığı ve hangi raporların üretildiği üzerinde büyük bir etkiye sahiptir. Muhasebe işleri sadece yüksek hızda yapılmakla kalmaz, aynı zamanda çoğu işletme için de yapılması kolaydır. Hesaplamalar, manuel hesaplamaya göre daha az hatayla otomatik olarak yapılır ve bu da verimliliği büyük ölçüde artırır.

Tablolar

İlk elektronik çizelge programı VisiCalc olarak adlandırıldı ve 1979'da Robert Frankston ve Dan Bricklin tarafından finansal analizi kolaylaştırmak için tasarlandı. 254 satır ve 63 sütun üzerinde hesaplama yaptı. 1983 yılında daha karmaşık bir elektronik tablo programı olan Lotus 1-2-3, daha fazla satır ve sütuna ek olarak veri yönetimi ve grafiklere de izin verdi. Bu, genellikle verileri analiz etmesi ve karmaşık hesaplamalar ve modelleme yapması gereken muhasebeciler için bir hit oldu. Örneğin, bir hücre - bir sütunun ve satırın kesişme noktası - değiştirilebilir ve hesaplamalar yeni bilgilerle otomatik olarak güncellenir. Günümüzde, Excel ve diğer elektronik tablolar birçok muhasebecinin ekmeği ve tereyağıdır ve hayatı kolaylaştırır ve daha verimli hale getirir.

Genel Muhasebe

Yıllar önce, bir hesap defteri ve işlemlerin listesi olan bir defter, kağıt defterlerde tutuldu ve daha sonra, muhasebeciler için zaman alan bir görevdi. Bilanço bakiye vermediyse, hatayı bulmak bazen muhasebecilerin günlerini aldı. Bugünlerde bilgisayarlı muhasebe ile bitti, matematiğin otomatik olarak ele alındığı ve finansal tablolar bir düğmeye basılarak derlendi.

Modüller

Genel muhasebe genel hesapları ve işlemleri içerirken, işlemlerin ayrıntıları genellikle ayrı modüllerde tutulur. Bu modüllerden gelen bilgiler daha sonra genel muhasebe defterine aktarılır. Örneğin, ödenecek hesaplar modülü, satıcı adları, fatura tarihleri, çek baskısı ve fatura ödeme sürecinde önemli olan diğer veriler dahil olmak üzere ödenecek hesaplarla ilgili tüm sorunları ele alır. Faturalar girilip ödendiğinde, masraflar, ödenecek hesaplar ve nakit kayıtlara alınmakta ve genel muhasebe defterine aktarılmaktadır. Alacak hesapları, envanter ve genel muhasebe dışında çalışma alanı gerektiren diğer işlemlere ilişkin modüller vardır, ancak bunlarla bağlantılıdır.

Özel Muhasebe Yazılımı

Programlama uygulamalarındaki bir eğilim, belli sektörleri hedef almak ve tüm programları bu sektörler için özelleştirilmiş hale getirmektir. Sonuç, perakende, kar amacı gütmeyen kuruluşlar veya üretim gibi belirli sektörlere özgü araçlarla yapılan tüm sistemlerdir. Bu bilgisayarlı muhasebenin kurulmasını ve kullanılmasını hızlı hale getirir. Bir programcının yazılımınızı geliştirmesini beklemek yerine, amaçlarınız için yaklaşık yüzde 90'ı iyi olan ve yalnızca minimum kişiselleştirme gerektiren raftan bir tane satın alabilirsiniz.

Riskler

Bilgi sistemleri hız ve doğrulukta yardımcı olur, ancak yine de insan hatası için yer var. Yanlış bilgi girilirse, sistem bu bilgiyi yakalayamayabilir. Örneğin, sistem, 200 dolarlık bir ödemenin aslında 20 dolar olduğunu ve yanlışlıkla girilip ödendiğini bilmiyor. Muhasebede hatalar ve dolandırıcılık devam etmektedir ve bu riskleri önlemek veya tespit etmek için iç kontroller gerekmektedir. İzinsiz kullanımı önlemek için bilgisayarlı bir sistem güvenli erişime sahip olmalıdır; yönetim makul ve doğru olduklarından emin olmak için uzlaşmaları gözden geçirmelidir; ve dolandırıcılık ve hatalardan kaçınmak için ödemeler yalnızca onaylanmış faturalarla yapılmalıdır.