Politika ve Prosedür Görev Ana Hatları Nasıl Yazılır?

Bir politika ve prosedür görevi taslağı yazmak, herkesin kova listesinin en üstünde değildir, çünkü adım adım yol tarifleri oluşturmak zahmetlidir. Bu çabayı başarmak için görev analizine katılmaya istekli olmalısınız ve görev yönelimleri yazmak için basit bir model izlemelisiniz. Anahat, bir görev için her adımı içermeyebilir, ancak ana adımları içermelidir. Amacınız, taslağı kullanıcıların takip etmesi için kolaylaştırmaktır; bu, taslağı yazmadan önce kitlenizi tanımlamanız gerektiği anlamına gelir.

hususlar

"Politika" ve "prosedür" anlamlarını birbirinden ayırın. Politika bir kuralı tanımlayan veya bir kuruluşun birden fazla işçiyi etkileyen bir konudaki resmi pozisyonunu açıklayan bir cümle, bir paragraf veya bir paragraf grubudur. İyi bir politika, kuruluş üyeleri için neden önemli olduğunu da açıklar. Prosedür kuruluşun kuralının veya konumunun nasıl uygulandığını açıklar. Bir politikanın ilgili prosedürleri olmayabilir, ancak birçok prosedür aynı politikaya girebilir. Kullanıcıların politika görevinin ana hatlarını anlamaları için, yabancı terimler tanımlayın ve ilgili prosedürlere referanslar verin.

Biçim ve Madde

Görev taslağınız için bağımsız bir format tasarlayın veya kuruluşunuz tarafından yayınlanan bir şablonu veya kılavuz ilkeleri izleyin. Bir format aldıktan sonra, görevi analiz etmeye hazırsınız. Görevi kendiniz yapın veya görevi yapan başka birini gözlemleyin, muhtemelen birkaç kez. Görevi analiz et. İşlemdeki ana adımları tanımlayın ve kullanıcıların görev taslağındaki adımların sırasını takip ederken karar vermeleri gerekip gerekmediğini göz önünde bulundurun. Örneğin, hediye bir kutuyu paketlerken, kullanıcı kağıdın uçlarının kutunun yanlarına mı yoksa kutunun üst veya alt kenarı boyunca mı sıkışacağına karar verebilir.

Dil

Bir görev taslağındaki kelimelerin seçimi çok önemlidir. Görev taslağını ve sahip oldukları eğitim ve deneyim seviyesini kimin okuyacağını belirleyin. Tecrübeleri yoksa, taslak ayrıntılı olmalıdır. Basit bir dil kullanın - güçlü eylem fiilleri ve sözcükleri birleştirin. Gereksiz kelimeleri silin. Örneğin, bir kullanıcıya, "ambalaj kağıdının her iki ucunu, kutunun alt kenarı boyunca dikey simetri çizgisi boyunca hizalayarak karton hediye kutusunu sarmasını" söylemek endişe verici ve kafa karıştırıcıdır. Daha iyi ifade: "Hediye kağıdını yüzü aşağı bakacak şekilde düz bir yüzeye yerleştirin. Hediye kutusunu hediye kağıdının ortasına, alt tarafı yukarı bakacak şekilde yerleştirin. Hediye kağıdını kutunun her iki tarafına yerleştirin, böylece her iki kenar orta." "Dikey simetri çizgisi" gibi anlamı ve teknik terimleri geliştirmeyen sıfatlardan kaçının. Örneğin, "hediye sarma kağıdı" yerine "hediye kağıdı" veya "sarma kağıdı" yazarsanız, kullanıcılar anlamınızı anlamalıdır.

stil

Madde imli ve numaralandırılmış listeleri takip etmek kolaydır. Görev anahattını daha yararlı hale getirmek için bu diğer ipuçlarını deneyin. İlk olarak, listedeki her bir öğeyi bir veya iki cümle kadar uzun tutun. İkinci olarak, prosedürün uygulanmasını görselleştirin. Tutarlılığı hedefleyin, böylece birden çok kullanıcı anahattı takip edebilir ve görevi aynı şekilde gerçekleştirebilir. Son olarak, okurların görev taslağını incelemesine ve belirsiz bir dil ve gereksiz kelimeler aramasına izin verin. Gözden geçiricilerden taslaktaki adımları denemelerini isteyin ve onları baştan sona kolayca takip edip edemeyeceklerini görün. Gözden geçirenlerin tespit ettiği sorunları düzelttikten sonra görev taslağı politika ve prosedür el kitabı ve çalışan eğitimi için hazırdır.