Konferans Görüşmesinde Görgü Kuralları

Küçük işletmeler, pahalı kişisel toplantılardan kaçınmak için konferans görüşmelerinden yararlanabilir. Bu, özellikle işyerinden uzak bir uçağa uçan bir uçakla gelen müşterilerle veya müşterilerle toplantı yapmak için yararlıdır. Bir müşteriyle konferans görüşmesi yoluyla iletişim kurmak, sözlü olmayan iletişimi ve müşteriden gelen ipuçlarını görüntüleme avantajına sahip olmadığından, kişisel sunumdan daha zor olabilir. Genel olarak, konferans görüşmeleri zamandan ve paradan tasarruf sağlayabilecek uygun bir seçenek olabilir.

Çağrıdan Önce

Konferans görüşmesi sırasında iyi bir izlenim bırakmak için, küçük işletme konferans görüşmesi yapılmadan önce bir görev listesini tamamlamalıdır. Bu, aramanın yapılabileceği ofiste sessiz bir odanın kapsamını da içerir. Çağrıya dahil olan tüm kişileri rahatça barındırmalıdır. Tercihen, bu, telefonun ortasında bulunan ve herkesin telefondan eşit mesafede olduğu bir yuvarlak masa içerecektir. Bu, diğer tarafın net bir şekilde duyamadığı için garip ifadelerin tekrarlanmasından kaçınır.

Arama sırasında

Konferans görüşmesinin tüm katılımcılarının önünde bir gündemi olmalıdır. Bu aramayı devam ettirecektir. Ayrıca, çağrı için kolaylaştırıcı olarak bir kişi atanmalıdır. Bu kişi ana konuşmacı olacak ve aramanın özne ve görevde kalmasını sağlayacaktır. Kolaylaştırıcı, konuşmadan veya bir soruyu cevaplamadan önce başkalarını da tanıtabilir. Doğru görgü kuralları, müşterinin veya müşterinin her zaman bir konferans görüşmesinde kiminle konuştuğunu bildiğini belirtir.

Çağrıdan Sonra

Notları derlemek ve müşteriye e-postayla göndermek veya fakslamak, küçük işletme adına hoş bir jest olur. Sadece müşteriyi takip etmek için bir sebep sunmakla kalmaz, hizmette yukarıda ve öteye de gider. Müşteriye bunun gerçekleşeceğini önceden bildirerek, görüşme sırasında öfkeyle not alma zorunluluğu hissetmelerini önleyebilir ve muhtemelen not alırken konuşmaya ayak uydurmaya çalışan önemli bilgileri kaçırır.

Katılımcılar

Tüm katılımcılara, görüşme sırasında uygun konferans görüşme kurallarına uymaları önerilmelidir. Bu, gereksiz hareketlerden kaçınmayı, kağıtları hışırdatmayı, sıradan konuşma, başkalarını kesmeyi ve arama sırasında yemek yemeyi veya içmeyi içerir. Bazı küçük işletmeler, toplantı sırasında görüntülenen bir sunum yapılmasını avantajlı bulabilir, böylece herkes yapılması gereken hususların farkındadır. Bu aynı zamanda insanların birbirleriyle konuşmalarını engelleyebilir ve böylece arama sırasında zor durumlardan kaçınabilir.

hususlar

İş, konferans görüşmesi için uygun ekipmanın kullanılmasını sağlamalıdır. Çağrı bekletme ve ofis içi bir interkom sistemi ile çağrıyı kesme yeteneği devre dışı bırakılmalıdır. Her konferans görüşmesinden önce, hepsinin düzgün çalıştığından emin olmak için sistem test edilmelidir. Konferans görüşmesi için hazırlıksız olmak, küçük işletmenin işin diğer bölümlerini de etkili bir şekilde idare edemeyeceği mesajını gönderebilir. Konferans görüşmeleri yaparken hazırlık anahtarıdır.