Bir Kurum İçin Değerlendirme Raporu Nasıl Yazılır?

Değerlendirmeler, performansı ölçmek ve iyileştirmek için önemli bir süreçtir. Küçük işletme sahibi olarak, kendiniz, işiniz veya çalışanlarınız için sürecin neredeyse ikinci nitelikte olduğu konusunda yeterince değerlendirme yaptınız. Bir değerlendirme raporu, esasen aynı sürecin resmi bir belgesidir. Değerlendirmeniz bir müşteri kuruluşu için ise, kuruluştan geçmişte yapılmış olan ilgili raporları isteyin. Bu raporlar yalnızca mevcut değerlendirmede ele alınması gereken bilgileri sağlamakla kalmaz, aynı zamanda müşterinin biçimlendirme ve ayrıntı derecesi açısından beklentilerinin ne olduğunu görmek için de inceleyebilirsiniz.

Hazırlık

Değerlendirmeyi yapmak için kullanılan tüm verileri toplayın ve gözden geçirin. Verileri gözden geçirirken, raporun ne söyleyeceği ve hangi sonuçların sunulacağı hakkında bir fikriniz olmalıdır.

Raporun kilit paydaşlarını tanımlayın. Bunlar, raporu okuyacak ve bulgularında pay sahibi olanları içerecektir. Menfaat sahipleri değişkendir, ancak sıklıkla kurum başkanlarını, müşterileri, tedarikçileri, mali destekçileri ve çalışanları içerir. Paydaşlar kitleniz olduğundan, rapor yazarken soru ve endişelerini aklınızda bulundurun.

Verileri gözden geçirirken ortaya çıkan sonuçları not alın. Verileri derlerken ve raporu yazarken, yeni sonuçların ortaya çıkması normaldir. Açık fikirli olun ve kendi önyargılarınıza veya paydaşlarınızın hedeflerine uyan verileri vurgulamak yerine verilerin raporu şekillendirmesine izin verin.

Değerlendirme Raporunun Yazılması

"Özet" veya "Yönetici Özeti" başlığını not edin. Bu, çoğu değerlendirme raporunun ilk bölümüdür, ancak genellikle en son yazılır. Diğer bölümleri tamamladıktan sonra rapordaki en önemli noktaları özetlemek için bu bölümü kullanın.

Değerlendirmenin neden yapıldığını gösteren ayrıntılı bir "Arka Plan" bölümü yazınız. Bu rapora götüren önceki değerlendirmelerden elde edilen bulguları ve önerileri vurgulayın.

Neyin değerlendirildiğini ve değerlendirmenin yapıldığı tarihleri açıklayan bir "Kapsam" bölümü yazın.

Değerlendirmeyi yapan kişileri ve kuruluşları listeleyen bir "Hakemler" bölümü yazın.

Kullanılan değerlendirme araçlarını ve kaynakları listeleme sırasında atılan adımları açıklayan bir "Değerlendirme Süreci" bölümü yazın. Birden fazla değerlendirme yapıldıysa, her biri için süreç ayrı ayrı tanımlanmalıdır.

Yapılan her değerlendirme için bir "Değerlendirme" bölümü yazın. Bunlar aynı konuda farklı değerlendirme türleri veya değerlendirilmekte olan farklı konular olabilir. Örneğin, bir kişi telefon görüşmesi yapmış ve bir web sitesi analiz edilmiş olabilir. Ek dışında, Değerlendirme bölümleri genellikle en uzun ve en ayrıntılı olanlardır.

Her değerlendirmeden gelen önerileri listeleyen bir "Öneriler" bölümü yazın. Her değerlendirme kendi öneriler listesine sahip olsa da, tüm paydaşlar tarafından kolayca okunabilen ve anlaşılabilen kısa bir listedeki en önemli önerileri özetleyin.

Gerekirse, değerlendirmeyi yürütmek için kullanılan üçüncü taraf kaynaklardan alıntı yaparak bir "Referanslar" bölümü yazın. Bu, organizasyon politikalarını, misyon beyanlarını veya en iyi uygulamalara ilişkin endüstri belgelerini içerebilir.

Gerekirse değerlendirme yapılırken toplanan verileri içeren bir "Ek" bölümü yazın. Bu genellikle elektronik tablolar veya diğer veriler dahil olmak üzere bir veya daha fazla ayrı belge olabilir.

Belgenin tamamını doğrulayın ve Özet bölümünü sonlandırın. Raporun son halini yazdırmadan önce bulgularının doğru bir şekilde belgelenmesini sağlamak için her gözden geçirene taslak bir kopya verin.

Bahşiş

Bu makalede önerilen bölümlerin çoğu değerlendirme raporları için yararlı olsa da, raporunuzun raporun niteliğine göre farklı bölümler gerektirebileceğini unutmayın.