İş Mektuplarını Kopyalarla Formatlama

Kopya içeren iş mektupları iyi organize edilmiş olmalıdır. Mektubun bilgisinin özlü olması gerekmekle birlikte, ekli kopyalar mektubun göstergelerine göre açık, etiketli ve düzenli olmalıdır. Bu organize format, okuyucunun örgütsüz hale getirilmesi durumunda mektubun sırasını yeniden birleştirebilmesini sağlayacaktır.

Biçimlendirme sürecini kullanmak için kelime işlem yazılımını kullanın. Mektubun her tarafında 1 inç kenar boşlukları oluşturun. Arial 10 veya New Times Roman 12 gibi okunması kolay bir font seçin. 12. İş mektubunun her bölümünü sağ kenardan başlatın. Her bölüm arasında çift boşluk bırakın.

Kırtasiye, bu bilgileri sağlamıyorsa, şirketinizin adı, adresi ve iletişim bilgilerini içeren bir başlık ekleyin.

İç adres olarak da bilinen alıcınızın tam adını ve adresini listeleyin. Alıcının “Mrs.” veya “Dr.” gibi resmi unvanlarını ekleyin. Tüm adres bilgilerini ABD Posta Ofisi format kurallarına göre kısaltın.

“Sayın Bay Smith” gibi profesyonel bir selamlama ekleyin ya da mektubun alıcısından emin değilseniz “Kime Endişeli Kimler” yazın. Bir kolon ile selamlama izleyin (:).

İş mektubu gövdesi oluşturun. Özlü, doğru bilgi sağlayın. Mektupta profesyonel bir tonu koruyun ve tüm talepleri desteklemek için gerçekleri veya belgeleri sağlayın. Ana paragrafları ilk paragrafta tanıtın ve bu paragraflarda açıklamak için ek paragrafları kullanın.

Mektubu, “Teşekkür ederim” veya “Saygılarımızla” gibi profesyonel ve saygılı bir kapanışla kapatın. Yalnızca kapanışın ilk kelimesine bir büyük harf ekleyin, yani “Saygılarımla” ve kapanışı virgülle izleyin. Kapanıştan sonraki satırları dahil edin ve yazdırılan imzayı yazın. Bu, kapanış ve basılı imza arasında yazılı imza için yeterli yer sağlayacaktır.

İş mektubuna ek olarak eklenecek kopya veya belgeleri belirtin. “Muhafazalar” yazın ve kopya sayısını ekleyin. Örneğin “İşler: 5, örneğin iş mektubu, mektupla birlikte beş kopya veya belge içeriyorsa” yazın. Her kopyayı etiketleyin veya numaralandırın ve mektubun arkasına ekleyin.