Kayıt Depolama Sistemi Nasıl Kurulur?

Bir kayıt depolama sistemi oluşturmak, mevcut şirket uygulamalarınızın ve uygulanabilir bir planınızın detaylı bir incelemesini gerektirir. Kağıtsız, elektronik bir sistem kurarken veya kağıt kayıtlarını kullanarak bir sistem oluştururken de aynı işlemi kullanırsınız. Bu, mantıksal organizasyon ilkelerinin uygulanmasını içerir. Uygun bölümler veya kategoriler, verimli ve etkili bir sistemin anahtarıdır.

Kayıt Depolama Sistemi Oluşturma

1.

Şirketinizin depolamak istediği kayıtları ve mevcut kayıt koleksiyonlarınızı ve depolama uygulamalarınızı inceleyin. Organize etmeyi planladığınız materyalleri ana hatlarıyla belirtmek için sizinle birlikte çalışmak üzere küçük bir komite kurun. Tüm kayıtlarınızı kapsaması için ihtiyaç duyduğunuz kategorileri oluşturun.

2.

Belgeleri, personelinize anlamlı olan tanınabilir kategoriler halinde düzenleyin. Bir kategori için ana kriter, başka bir kategoriyle örtüşmemesidir. Ana kategori müşteriyse, her bir müşteri veya uyumlu bir müşteri grubu bir alt kategori olarak hizmet etmelidir. Ürün veya satıcı kayıtları farklı kategorilerde olmalıdır. Her kategori ve alt kategori içinde, bireysel kayıtlar başlığa göre, başlatılan veya tamamlanan tarih, departman veya alımın uygun, tutarlı ve verimli olmasını sağlayan diğer yöntemlere göre alfabetik olarak düzenlenebilir.

3.

Çalışanlara sistemi açıklayan eğitim materyalleri hazırlayın. Kayıt saklama ve geri alma işlemlerini ve faydalarını açıklamak için bir eğitim programı yürütün. İşi kayıtları toplamak, dosyalamak ve dağıtmak olan tüm kayıt işleyicilere özellikle dikkat edin; ve sistem kurulduktan sonra soru alabilecek birim denetçileri. Geliştirme ekibini kullanarak sorunları düzeltecek ya da kullanımı daha kolay ve daha verimli hale getirecek değişiklikleri izlemek üzere sistemi izlemenize yardımcı olun.

4.

Yedek sistemi olmayan bir dosyalama sistemi tam veya güvenli değildir. Şirketler, verilerini kaybettiklerinde büyük mali kayıplara uğradılar veya işlerinden ayrıldılar. Kritik kayıtlar için, yinelenen kayıtlar yapmak ve bunları güvenli, yanmaz saha dışı yerlerde dosyalamak ödeyebilir. Diğer bir alternatif, kritik verileri elektronik olarak taramak ve dosyaları saha dışındaki çevrimiçi depolamaya aktarmaktır. Verilerin gizliliği bir sorunsa, dosyaları site dışında güvenli bir yerde tuttuğunuz kendi sürücülerinize yedekleyebilirsiniz.