İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi Geliştirilirken Dikkat Edilecek Faktörler

Birçok yönetici size bir şirketin çalışanlarının en önemli varlıkları olduğunu söyleyecektir. Bir insan kaynakları bilgi sistemi, şirketlerin bu değerli kaynağı tutarlı bir şekilde yönetmelerine yardımcı olan ve yönetim kararları için bilgi sağlayan bir yazılım veya çevrimiçi bir çözümdür. Etkili bir sistem geliştirmek için, yeni çalışanların işe alınması, tazminat, terfi, emeklilik için planlama ve ardışıklık gibi görevlerin yerine getirilmesindeki birçok faktörü göz önünde bulundurmalısınız.

Hedefler

Bir insan kaynakları bilgi sisteminin genel amaçları, verimliliği arttırırken ve maliyetleri düşürürken insan kaynakları yönetimini iyileştirmektir. Bu hedeflere ulaşmak için, sistem standart fonksiyonları otomatik hale getirir ve hizmetlerin çalışanlara sunumunu daha kolay hale getirir. Bu tür sistemler, daha eski, manuel sistemlerden daha fazla bilgi toplar ve saklarlar, ancak etkili olmak için, yöneticileri personel kararlarını vermek için kullanabilecekleri bir biçimde sunmak zorundadırlar. Bir HRIS'i düşünürken, hem çalışanlara hem de İK personeline daha fazla kullanım kolaylığı sunarken, geleneksel bir sistemin tüm işlevlerini yerine getirdiğinden emin olun.

İşlevsellik

Bir insan kaynakları bilgi sistemi, çalışan profillerini takip eder ve faydalarını yönetir. Daha gelişmiş sistemler, şirketin organizasyonundaki pozisyonların tanımlarını geliştirir, çalışan profillerini pozisyonlarla eşleştirir ve profillerin pozisyon ile uyuşmadığı yerlerde eğitim önerir. Yöneticiler, pozisyonun gereklerine göre performansı değerlendirirken, çalışanlarını profilleriyle eşleşen organizasyon yolları boyunca teşvik etmeyi planlamak için HRIS'i kullanabilir. Ardışık planlama işlevi, yöneticilerin, şirketin belirli bir çalışanı kaybetmesi durumunda her pozisyon için bir veya daha fazla olası değişiklik belirlemelerine yardımcı olur.

Güvenlik

Bir HRIS, verilerin doğru olduğundan ve bilgilerin yetkili taraflarca erişilebilir kaldığından emin olarak çalışanların gizliliğini korumalıdır. Sistemi geliştirirken, erişim için kullanıcı adları ve parolalar gerektirdiğinden emin olun ve bu, dosyaları görüntülemekte olanları kaydetmek için erişim isteklerinin kayıtlarını tutar. Tipik olarak, bu sistemler veriyi görüntülemek için bir erişim seviyesi, veri değiştirmek için bir seviye ve veri tabanı yapılarını değiştirmek için bir seviye içerir. Bilgilerdeki değişiklikleri düzenleyen prosedürler, yalnızca gerektiğinde değiştirildiğinden emin olur ve değişiklik günlükleri, bu tür işlemlerin geçmişini korur.

uygulama

Bir HRIS geliştirmek için anahtar faktör, onu nasıl uygulamayı planladığınızdır. Yeni sisteme geçiş, şirketin faaliyetlerini aksatmadan ve çalışanlara hizmet sunmadan gerçekleşmelidir. Ek olarak, çalışanların yeni sistemde eğitim alması gerekecektir. Şirketler genellikle eski ve yeni sistemlerin paralel çalışmasını sınırlı bir süre için planlar ve bu süre öncesinde ve sırasında eğitim yapılır. Yeni sistem devraldığında, eski sistem gerekirse geçmiş veriler için erişilebilir durumda kalır.