Toplantı Tutanakları Örneği

Toplantı tutanakları geçen haftaki personel toplantısında söylenenlerin sadece bir kopyası değildir. Tutanaklar, bir şirketin yönetim kurulunun veya bir kamu kurumunun liderliğinin resmi eylemini temsil eden resmi yasal belgeler olabilir. Dakikalar işletme ve devlet faaliyetlerinin resmi kaydı olduğundan, onları etkin bir şekilde geliştirmek için para ödüyor. Notları kağıda elle yazdıysanız, önceden basılmış bir formunuz varsa yardımcı olabilir, böylece nereye gideceğinize uygun bilgileri koyabilirsiniz. Dizüstü bilgisayarınızı veya elektronik dizüstü bilgisayarınızı toplantıda kullanmak üzere getirirseniz, bir bilgisayar formu da oluşturabilirsiniz.

Başlık Bilgisi

Tutanaklar toplantı tarihinin ve konumunun başlığını içerir. Başlık mevcut olup olmadığını ve mazeretsiz bir devamsızlığı olduğunu kaydeder ve genellikle toplantıda başkanlık görevlisi ve kayıt sekreteri olarak görev yapan kişiyi tanımlar.

Birden fazla yerde aynı anda gerçekleşen toplantılar - örneğin, video konferans yoluyla - tipik olarak yere göre katılım kaydedilir.

ÖRNEK: "A-1 Şirket Yönetim Kurulu Toplantı Tutanakları 4 Mayıs 2017 Yönetim Kurulu Odası, Merkez Binası

Robert Johnson, başkan ve Kyle McGregor, kayıt sekreteri

Günümüzde: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark "

Tanıtım malzemesi

Tutanaklar tipik olarak başkanlık görevlisinin toplantıyı sipariş etmek için çağırdığı zamanla başlar. Toplantıların çoğunda, gündemdeki ilk maddeler arasında tanıtımlar, başkanın memurundan gelen açıklamalar ve önceki toplantı tutanağının onaylanması yer alır.

Başkanın konuşması sırasında sunulan ana noktaları ele geçirmek. Üyeler önceki toplantının tutanaklarında değişiklik önerdilerse, değişiklikleri tam olarak kaydedin.

ÖRNEK: "Bay Johnson, toplantıyı öğleden sonra saat 2: 46'da sipariş etmeye çağırdı. Gayrı resmi tanıtımlardan sonra, Johnson, kedisinin yakın zamanda altı yavru doğurduğunu açıkladı. 15. paragraftaki "kamyon" kelimesinin istisna olması ve "yarı traktör" kelimesiyle değiştirilmesinin istisnası. "

Rıza Gündemi

Her toplantının farklı bir yapıya sahip olmasına rağmen, resmi toplantılar - özellikle hükümet grupları için - genellikle oylama gerektirmeyen bir dizi rapor ve ifadeden biraz daha fazlası olan bir “onay gündemiyle” başlar. Rıza gündeminde genellikle yazışmalar, komitelerden gelen raporlar ve sadece bilgi amaçlı diğer materyaller bulunur.

Muhalif gündeminde tartışılan her madde için ana noktaları, konuşma konusunu ve üyelerin açık tartışma sırasında sunduğu ana yorumları belirleyerek kaydedin.

ÖRNEK: "Bayan Smith, 4 Kasım tarihli XYZ Manufacturing Company'den bir mektup okudu. Mektup, nakliye bölümünün profesyonelliğini, yüksek profilli bir ürün teslimatını hızlandırmakta övdü. Ulaştırma bölümü adına Bay Perez, " dedi. XYZ ayrıntılı rota talimatları sağlamak için mükemmel bir iş çıkardı. "

İş Gündemi

İş gündemi, eylemin yapıldığı yerdir - toplantının, üyelerin çeşitli eylem maddeleri hakkında tartışıp oy kullandığı kısım.

Resmi tutanaklarda, sekreter, oylama yapılan asıl hareketi ve soruya oy veren ve aleyhte oy verenler de dahil olmak üzere fiili oyları yazılı olarak yazmalıdır. Tipik olarak, sekreter ayrıca, konuşan her üyenin belirttiği ana noktalar da dahil olmak üzere tartışmanın bir özetini de gösterir.

Teknik olarak, "kaçınmak" için oylama diye bir şey yoktur. Çekmemek, hiç oy kullanmamak demektir. Ne lehine ne de bir meseleye muhalif olmadıklarını kaydetmek isteyen insanlar bunun yerine "mevcut" oy kullanmalıdır.

ÖRNEK: "Johnson, 21.434.87 $ 'lık ABC Widget'larından gelen faturayla ilgili bir tartışma başlattı. Bayan Hatoyama, faturanın geçen hafta finans komitesi tarafından onaylandığını söyledi. Bay Michaels, ABC Widget'lar ile devam eden çalışmaları desteklediğini söyledi. ABC Widgets, Inc., 21.434.87 $ 'a mal oldu. Bayan Sandborn, "Hatoyama, Sandborn, Michaels ve Smith lehine hareket etti ve 4/4 hareket etti ve Perez ve Clark karşı çıktı."

Sonuç Materyali

Genellikle tutanaklar, toplantının ertelendiği zamanla sona erer. Tutanaklar başkanlık görevlisi ve kayıt sekreteri tarafından imzalanır, ancak sekreter grubun oy veren üyesi ise, sekreterin tek başına imzası genellikle yeterlidir.

ÖRNEK: "Johnson, toplantıya 7: 14'te ertelendi. Bir sonraki toplantı, 5 Ağustos'ta saat 3: 00'de yönetim kurulu odasında yapılacak.

İmza, Robert Johnson, başkan Kyle McGregor, kayıt sekreteri "