İş Mektupları Yazma Görgü Kuralları

Bir iş profesyoneli olarak, meslektaşlarınızla, müşterilerle, satıcılarla ve tedarikçilerle şahsen ve yazılı iletişim yoluyla iletişim kurmanın önemini anlıyorsunuz. Yazılı iletişim biçimleri olarak e-postaların ve anlık iletilerin popülerliğiyle bile, şirket yöneticileri yine de iş mektupları kullanıyor. Bir iş mektubu hazırladığınızda, iletişimin profesyonel ve mesajınızın açık olduğundan emin olmak için alıcınızdan bağımsız olarak doğru görgü kurallarını uygulayın.

Tanım

İş mektubu, şirket sahiplerinin ve yöneticilerinin, tüketicilerin, iş arayanların, çalışanların ve topluluk üyelerinin kullandığı yazılı bir iletişim şeklidir. Yazma ve dilbilgisi için çevrimiçi bir kaynak olan İngiliz Kulübü, iş mektuplarının fikirleri paylaştığını, bilgi sağladığını, kabul edip teklif verdiğini, bilgi talep ettiğini, teşekkür teklif ettiğini, tebrikler gönderdiğini, insanları tanıttığını, özür dileyip tavsiyelerde bulunduğunu belirtir.

Biçimleri

İnsanlar iş mektuplarını üç şekilde biçimlendirebilir: blok, değiştirilmiş blok ve yarı blok. Bir format seçerek ve mektubunuzdaki kurallarına uyarak doğru iş mektubu yazma görgü kurallarını uygulayın. Purdue University's Online Writing Lab, blok harflerin her paragraf arasında çift boşluk bırakılarak, haklı ve tek boşluk bırakıldığını not eder. Değiştirilmiş blok harflerde, gönderenin adresi ve alıcının adresi sola yaslanmış ve tek boşluklu görünürken, tarih ve kapanış merkeze sekilir. Üç biçimden en az kullanılan yarı blok, her paragrafın girintili olması, haklı bırakılmaması haricinde, değiştirilmiş blokla aynı kuralları izler.

Bölümler

İş mektupları belirli formatlara sahiptir ve birkaç önemli kısım içerir. Yaptığınız her iş mektubunda gerekli bölümleri içermesi doğru bir kuraldır. Mektubun en üstüne, yazdığınız tarihi yazın. Hem gönderenin hem de alıcının posta adreslerini ekleyin. Her mektubu, alıcıyı selamlayan bir selamlama ile başlayın ve sonra mektubun amacını açıklayan beden ile devam edin. Bir iş mektubunun sonunda kapanış, “Teşekkürler” veya “Saygılarımızla” diyebilir ve konumunuz kırtasiye malzemesinin tepesinde görünmüyorsa adınızı ve unvanınızı içerebilir.

Yararları

İş mektupları, gönderene ve alıcıya önemli hususların yazılı dokümantasyonunu sağlar. Geleneksel dosyalama sistemleri ile kolayca dosyalanırlar veya ileride başvurmak üzere elektronik olarak taranır ve dosyalanırlar. E-postadan daha resmi olan iş mektupları çok çeşitli kişiler, şirketler ve kuruluşlarla iletişim kurmanın profesyonel bir yoludur. Uygun iş yazma kurallarına uymak, harflerin doğru şekilde biçimlendirilmesini ve net ve özlü bir mesaj oluşturmak için gerekli bilgileri içermesini sağlar.

Uyarılar

İş mektupları net olmalı ve jargondan kaçınmalıdır. Mektubu göndermeden önce, anlaşılır olduğundan ve tüm puanlarınızı verdiğinizden emin olmak için sesli okuyun. Potansiyel bir işverene, bir müşteriye veya bir iş ortağına yazıyor olsanız da, dilbilgisi hatalarını ve yazım hatalarını kontrol etmek önemlidir. Alıcının adını doğru şekilde hecelemek ve doğru başlığını kullanmak çok önemlidir. Teslimat gecikmesini önlemek için alıcının posta adresini iki kez kontrol edin.