İş Raporunun Unsurları

İlk önce cevaplaması gereken temel soruları, içermesi gereken temel bilgileri ve mesajlarınızı net ve etkili bir şekilde iletmek için nasıl organize edeceğinizi belirlerseniz daha kullanışlı bir iş raporu oluşturacaksınız. Belgenizi farklı bölümlere ayırmak, raporu hazırlayıp yazarken size rehberlik eder.

Kapak sayfası

Okuyucuların ne olduğunu ve kimin yazdığını bilmesine izin vermeden bir iş raporu başlatmayın. Bunu, raporun adını, yazarını, işletme adını, iletişim bilgilerini ve tarihini içeren basit bir kapak sayfası ile yapabilirsiniz. Raporun adı, “Acme İmalat İçin Üçüncü Çeyrek Satış Tahminleri” veya “Yeni Çocuk Ayakkabısı Hattının Başlatılması için Medya Satın Alma Önerileri” gibi içeriklerin basit bir açıklaması olabilir. Belge özel ise ve paylaşılmaması gerekiyorsa, kapak sayfasında unutmayın.

İçindekiler sayfası

Raporun uzunluğuna ve raf ömrüne bağlı olarak bir içerik sayfası ekleyin. Bu, okuyucuların tüm belgeye dalmadan önce istedikleri bilgileri hızlı bir şekilde bulmalarına yardımcı olur ve daha önce okudukları bir şeyi bulmak için geri dönmeyi kolaylaştırır. Rapor uzunsa ancak yalnızca birkaç bölüm içeriyorsa, içerik sayfası, okuyucuların her bölümün sayfa numaralarını bulmasına yardımcı olan birkaç satır olabilir. Daha uzun bir belge, her birinin altında bölüm başlıkları ve alt başlıklar içeren bir içerik sayfası gerektirebilir.

Yönetici Özeti

Okuyucuların, belgenin başına, içerik sayfasından sonra ve raporun geri kalanından önce bir yönetici özeti ekleyerek raporunuzu neden okuması gerektiğini bilmelerini sağlayın. Yönetici özeti, raporun nedeninin ve sonuç olarak elde edilen bulguların, tavsiyelerin veya sonuçların kısa bir açıklamasıdır. Özet genellikle yarım sayfa veya daha azdır ve hiçbir belge veya destek içermez.

Bölümler

Raporunuzu bir konudan diğerine daha iyi anlaşılmasını ve kolay anlaşılmasını sağlamak için benzer bilgilerden oluşan parçalara bölün. Örneğin, şirket satışlarının analizi, önceki satışlar, mevcut tahminler, satışları etkileyen pazar değişiklikleri, satış temsilcilerinin performansı, ürün, fiyat noktaları veya dağıtım kanalı, kilit müşteriler ve öneriler ile ilgili bölümleri içerebilir.

Destek Bilgisi

Kapsamlı araştırmalarınız, istatistikleriniz, finansal belgeleriniz, çizelgeleriniz, grafikleriniz ve çizimleriniz varsa, okuyucular yaptığınız taleplerin doğrulanması için raporunuzu okuduktan sonra isteyebilecekleri yalnızca destekleyici olup olmadıklarını bir eke yerleştirmeyi düşünün. Yapmakta olduğunuz bir noktayı göstermeleri gerekiyorsa, puanlarınızı verdiğiniz sayfalara dahil edin.