Ön Büro Resepsiyonistinin Görevleri

Şirketinizin yüzü olarak görev yapmak üzere bir resepsiyon görevlisinin işe alınması, pozisyonun görevlerini belirten iyi hazırlanmış bir iş tanımı ile başlar. İş tanımına, resepsiyonistlerin talep ettiği tipik sorumlulukları dahil edin, ancak yeni müşteriler ilk geldiğinde tanıtım evraklarının tamamlanmasını sağlamak gibi, işinize özel görevler eklemekten çekinmeyin. İş tanımı açık ve net olduğu sürece ve adil bir ücret ödemesi gereken işleri bağlarsa, iş için mükemmel kişiyi bulmanıza yardımcı olabilir.

Tebrik Ziyaretçileri

Bir resepsiyon görevlisinin temel görevlerinden biri ziyaretçileri karşılamaktır. Resepsiyonist ilk, bazen de yalnızca kişi, dükkanınıza veya ofisinize gelen ziyaretçilerle tanışabilir. Her ne kadar bu giriş seviyesi bir rol olsa da, başarılı bir resepsiyonist, tüm ikna ve profesyonel seviyedeki kişilerle rahatça etkileşime giren, hem mükemmel bir iletişimci hem de güçlü bir yönetici olmalıdır.

Konuklar geldiğinde, resepsiyon görevlisinin onları sıcak bir şekilde karşılaması, bazen montlarını alması, serinletmeleri sağlaması ve çalışma saatleri gibi işle ilgili temel soruları yanıtlaması gerekir. Resepsiyonist, şirketinizin sunduğu ürün ve hizmetlerin kısa bir açıklamasını sağlayacak kadar bilgili olmasını sağlamalıdır.

Kişisel karşılamalara ek olarak, gelen tüm aramaları cevaplamak için resepsiyon görevlisi resepsiyon görevlisidir. Firmanızın büyüklüğüne bağlı olarak, resepsiyonist bu görevi yerine getirmek için telefon sisteminizde tecrübeli olmalıdır. İstenildiği gibi aramaları taramak, resepsiyonist doğru alıcıları yönlendirir, gerektiğinde mesajları alır ve iletir.

Posta Dağıtma

Bazı şirketlerde resepsiyon görevlisi gelen ve giden postanın dağıtımını denetler. Posta geldiğinde, resepsiyonist önemsiz postaları ortadan kaldırarak ve en yüksek önceliğe sahip parçaları belirleyerek sıralar. Posta şirket politikasına göre dağıtılır. Bir ön büro resepsiyonisti, her bir posta parçasını doğrudan alıcısına teslim edebilir ya da parselleri uygun bir kurum içi posta yuvasına yerleştirebilir. Resepsiyonist ayrıca geldikleri sırada öncelikli veya gecelik paketler için imzalar.

Günlük olarak, resepsiyon görevlisi resepsiyon görevlisi posta servisi ya da bir gece kuryesi tarafından teslim alınmak üzere giden postaları hazırlar. Bir kişinin veya işletmenin aceleyle belgelere ihtiyacı varsa, resepsiyon görevlisi bir haberci servisiyle iletişim kurar ve gerekli tüm talimatları sağlar.

İdari Görevler

Bir resepsiyon görevlisi ayrıca yazışmaların hazırlanması, finansal tabloların hazırlanması ve sunumların oluşturulması dahil olmak üzere çeşitli büro işleri yapabilir. Üst düzey ekip üyelerinin takvimlerini yönetmek ve iş seyahati düzenlemeleri yapmak, küçük veya orta ölçekli işletmelerdeki resepsiyon görevlisinin hizmetine de girebilir. Ön büro resepsiyon görevlisine bazen ofis malzemeleri sipariş etmek, belge doldurmak, fotokopi yapmak ve faks göndermek ve almakla görevlendirilir. Bazı durumlarda, öne oturan kişi hafif defter tutma görevleri de yapabilir.