Bir İşverenin Ücret Saplamasına İhtiyacı Var mı?

Federal iş kanunları, çalışanlarınız için bordro kayıtlarını tutmanızı gerektirir, ancak kendiniz veya çalışanlarınız için bir kontrol koçanı oluşturmanıza gerek yoktur. Ancak, bazı eyaletlerde çalışanlara ayrıntılı bordro bilgilerinin verilmesini zorunlu kılan iş yasaları vardır. Örneğin, Illinois’de, bir işveren tüm kesintileri listeleyen bir saplama ya da ayrı bir belge sağlamalıdır ve California’da, işverenler, çalışanlarına net maaşını hesaplamak için kullanılan tüm bordro verisi için bir saplama ya da belge muhasebesi sağlamalıdır. Ücretli taslakların bir kopyasını zorunlu bordro kayıtlarınızın bir parçası olarak saklayabilirsiniz. Saplama gerekli tüm bilgileri içermiyorsa, ancak saplama tek başına federal yasalara uymayacaktır.

Saklamanız Gereken Bilgiler

Federal yasa, tam adı ve adresi, Sosyal Güvenlik numarası, cinsiyeti, mesleği ve bir çalışanın 19 yaşın altında olması durumunda doğum tarihini içeren her çalışan hakkında temel bilgileri saklamanızı gerektirir. Her bordro kaydı, çalışma haftasının başladığı gün ve zamanı, çalışanın her gün çalıştığı saatleri ve çalışma haftası için toplam saatleri göstermelidir. Kayıtlar, ücretlerin belirlenmesinde temel göstermelidir. Çalışanın normal saatlik ücretini, toplam normal ücretleri ve muaf olmayan çalışanlar için toplam fazla mesai ücretlerini göstermelisiniz, ancak bu bilgileri muaf çalışanlar için hariç tutabilirsiniz. Kayıtlar, çalışanın ücretini, toplam net ücretlerini, ödeme süresini ve ödeme tarihini etkileyen her indirim veya ilaveyi ayrıntılandırmalıdır.

Saklama süresi

Eyalet yasaları değişmekle birlikte, federal yasalar bordro kayıtlarını, maaş bordrosu ve sendika sözleşmelerini hesaplamak için kullanılan alım satım kayıtlarını en az üç yıl saklamanızı gerektirir. Zaman çizelgeleri, iş biletleri ve programlar gibi kaynak belgeleri en az iki yıl boyunca saklayın.

Kaynak dökümanlar

Çalışanlardan bir zaman saati kullanmalarını, durmalarını ve başlama zamanlarını elektronik olarak kaydetmelerini veya manuel bir zaman raporu hazırlamalarını isteyebilirsiniz. Federal yasalar ayrıca her çalışanın çalışma saatleri hakkında bir zaman görevlisinden gelen bir raporu kabul etmenize izin verir. Çalışan sabit bir program çalıştırıyorsa, programın bir kopyasını saklayabilir ve yalnızca istisnaları kaydedebilirsiniz.

Kayıtların Depolanması

Federal yasa, işverenlerin bordro kayıtlarını çalışanın iş yerinde veya işverenin merkezi yerinde güvenli bir yerde tutmasını gerektirir. Çalışma Bölümünden bir müfettiş kayıtlarınızın incelenmesini talep ederse, talepte bulunduktan en geç 72 saat sonra dışarıda depolanan dosyaları üretebilmelisiniz. Ücretli taslaklar ve bordro kayıtları kişisel bilgiler içerdiğinden, dosyaları incelemeye gerçekten ihtiyaç duyanlara erişimi sınırlı olan kilitli bir çekmecede tutmak en iyisidir.