Önemli Muhasebe İşlemlerinin Belgelenmesi

Önemli muhasebe süreçleri notları en sevdiğiniz romanın hikayesine sahip olmasa da, şirketinizin finansal raporlaması üzerinde kontrol sağlar. Önemli muhasebe işlemlerinin belgelenmesi, ticari faaliyetlerin tutarlı bir şekilde ve genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun olarak muhasebeleştirilmesini sağlamak için esastır. Bir muhasebe işlem notu oluşturma adımlarını anlamak, bu işlemi küçük işletmenizde uygulamanıza yardımcı olabilir.

İşlem Döngüsü

Muhasebe süreci belgeleri genellikle işlem döngüsü tarafından yönetilir. Örneğin, satın alımlarla ilgili tüm muhasebe işlemleri genellikle aynı muhasebe işlem notuna dahil edilir. Bir muhasebe departmanını destekleyecek kadar büyük olan küçük işletmelerde, dokümantasyon genellikle bir politikaya belgelemek için yeterince normal olan işlem türlerini belirleyen bir muhasebe yöneticisi veya denetleyicisi tarafından başlatılır. Küçük işletmelerde, bu işlemler genellikle şirketin tek muhasebecisi tarafından gerçekleştirilir. Bu işlemler tanımlandıktan sonra işlem döngüsüne göre gruplandırılır ve işlem dokümantasyonu başlar.

Onaylar ve İç Kontrol

Muhasebe süreci belgeleri, bir işlemi gerçekleştirirken izlenen onayların veya iç kontrol faaliyetlerinin açıklamalarını içermelidir. Örneğin, çoğu şirket, alım yaparken kademeli onay seviyeleri gerektirir. Tipik bir kademeli onay politikası, çalışanların onay almadan belirli bir seviyeye kadar harcama yapmalarına izin verir, daha büyük satın alımlar süpervizör veya yönetici onayı gerektirir ve en büyük satın alımlar sahip onayı gerektirir. Benzer prosedürler genellikle kredi onayları ve şirket adına sözleşmelere girmek için de uygulanmaktadır. Şirketiniz için ayarladığınız onaylar ne olursa olsun, kontrolü belgelemek savaşın sadece yarısıdır. Ek olarak, kurallara uyulduğundan emin olmak için şirket personelinin çalışanları takip etmesini sağlamalısınız.

Muhasebe İşlemi

Bir muhasebe işlem notunun en önemli kısmı muhasebe işleminin açıklamasıdır. Bir muhasebe işlemi, işlemlerin nasıl hesaba katılacağının bir açıklamasıdır. Genel olarak kabul görmüş muhasebe ilkeleri genellikle bir muhasebe muamelesi seçiminde takdir yetkisine izin verir, ancak genellikle prosedürün tutarlı bir şekilde uygulanmasını gerektirir. Küçük işletme sahipleri, şirketin rutin işlemlere ilişkin muhasebe konusundaki tutumunu belgeleyerek şirketin ticari faaliyetlerden sürekli olarak sorumlu olduğundan emin olabilir. Bu bölüm, işlemin bir tanımını, işlem için uygun muhasebeyi, ilgili muhasebe ilkesinin atıfını ve prosedürden sapmanız gerektiğinde onay almak için gerekli prosedürü içermelidir.

Değişim Yönetimi

Muhasebe işlem notlarının gözden geçirilmesi ve güncellenmesi, en az yılda bir kez veya şirketin çalışma biçiminde büyük değişiklikler yapıldığında yapılmalıdır. Değişikliklerin zamanında belgelendiğinden emin olmak için, küçük işletme sahipleri aylık kapanma prosedürünün iş bölümündeki değişiklikleri değerlendirmelidir. İşletme sahipleri, işletme sonuçlarını aylık olarak gözden geçirmenin bir parçası olarak herhangi bir ilgili değişiklik için araştırırsa, değişiklikler gerçekleştikleri ay içinde kaydedilir. Örneğin, bir derginin sadece yerel mağazalarda dergi satmak yerine yeni bir yıllık abonelik seçeneği sunduğunu varsayalım. Bu değişiklik, sahibin abonelik gelirini nasıl hesaplayacağını belirlemesini gerektirir. Ay sonunda yeni teklifin özelliklerini öğrenerek, işi aktif bir şekilde yönetmeyen bir işletme sahibi bile uygun prosedürlerin izlenmesini sağlayabilir.