Küçük Bir Şirkette Yakıt Kullanımını İzlemenin En İyi Yolları

Masrafları ödemekten evrak işleri küçük bir personel ile bile kolayca elden çıkarılabilir. Kilometre raporlarında, her türlü harcamada olduğu gibi, dikkatli kayıtlar tutulmalıdır. Doğru bir sisteme sahip olmak işlerin sorunsuz şekilde çalışmasına yardımcı olabilir ve bazı büyük baş ağrılarından tasarruf etmenizi sağlayabilir.

Kalem ve kağıt

Çalışanlara kalem ve kağıt kilometre günlükleri sağlayın ve arabaya her bindiklerinde günlüklerini kullanmalarını teşvik edin. Girişler seyahatin tarihini, kilometre sayacı okumalarını, varış yerini ve amacını içermelidir. Ayrıca departmana özgü bilgiler veya maliyet kodları için alan da ekleyebilirsiniz.

Günlükleri Toplamak

Kilometre kayıtlarını toplamak ve bunları almak konusunda tutarlı olmak için bir gün veya zaman seçin. Muhtemelen ödeme gününden birkaç gün önce onları isteyeceksiniz, böylece geciktirmek yerine geri ödemeleri dahil edebilirsiniz. Yine de, fazladan raporlar için bir gün izin verin. Bazen insanlar hastalanır ya da meşgul olur ve unuturlar. Günlükleri her zaman nedeniyle bir hatırlatma e-postası göndermek, sorunların önlenmesine yardımcı olabilir.

Dijital Kayıtlar

Kağıt kayıtlarını toplama probleminden kurtulmak için mümkünse kilometre kayıtlarının dijital kayıtlarını saklayın. Kilometre kayıtlarını da kaldırabilecek bir muhasebe veya muhasebe programınız olabilir. Değilse, herkesin erişebileceği bir elektronik tablo aynı şekilde çalışmalıdır. İşleri kolaylaştırmak için her hafta çalışan başına toplam kilometreyi dahil etmek isteyebilirsiniz. Toplam harcamayı izlemek ve bütçelemeyi etkileyebilecek zaman içinde nasıl değiştiğini görmek için kullanın.

Toptan

Bilgileri kaydettikten sonra çalışanlar uygun şekilde geri ödenir, kilometre raporlarını toplamak için dosyayı bir klasöre yerleştirin. Ayrıca, bireysel çalışanlar klasörlerinde harcama raporları için bir bölüm de oluşturabilirsiniz. En güncel bilgileri almak için bunları ters kronolojik sırada tutun.