Neden Akış Şeması Kullanmalı?

Bir işletme sahibi olarak, her zaman iş yerinizin verimliliğini artırmak için çaba göstermelisiniz, bu nedenle bu görevi yerine getirmenize yardımcı olacak herhangi bir aracı veya kaynağı karşılamalısınız. İşletmenizdeki süreçleri kolaylaştırmak, çalışanlarınızın verimliliğini artırmasına yardımcı olabilir ve daha fazla verimlilik daha fazla satış anlamına gelir. Göz önünde bulundurulması gereken bir araç, bir sürecin resimli veya grafiksel gösterimi olan bir akış şemasıdır. Akış şemalarının kullanımı, eğlence, mühendislik, fiziksel bilimler ve bilgisayar programlama gibi endüstrilerde sayısızdır. Akış şemalarının amacı, bir sürecin nasıl çalıştığını veya kafa karıştırıcı herhangi bir teknik jargon olmadan çalışması gerektiğini bildirmektir. Akış şemalarının ana kullanımlarını anlamak, işletmenizin en üst düzeylerde çalışmasına yardımcı olabilir.

Bir iş süreci tanımlayın

Akış şemalarının en önemli kullanımlarından biri, bir sürecin baştan sona, tipik olarak sıralı bir sırayla nasıl gerçekleştirildiğini görüntüler yoluyla tasvir etmektir. Bir süreç akış şeması genellikle mevcut bir süreci belgelemek veya bu sürecin verimliliğini değerlendirmek için kullanılır. Örneğin, belirli bir işlemin zaman ve çabaya değip değmeyeceğinden emin değilseniz, bir işlem akış şeması darboğazları veya görevlerin çoğaltılmasını ortaya çıkarabilir. Her bir görevin bir görev, karar veya çıktıdan sorumlu bir kişiyi veya grubu temsil ettiği süreç akış diyagramınıza semboller ekleyebilirsiniz. Yönetim ekibiniz daha sonra herhangi bir ekibin fazla uzamış olup olmadığını veya bazı ekiplerin süreç için gerekli olup olmadığını belirleyebilir.

Görevlerin Zamanlamasını Değerlendirin

Akış şemalarının diğer bir önemli amacı, belirli bir süreçte her bir görevi tamamlamanın ne kadar sürdüğünü belirlemektir. Genellikle, bu grafikler doğrusaldır ve soldan sağa okunur. Her görevin nasıl zamanladığını belirtmek için zamanlama çizelgesine sütunlar ekleyebilirsiniz, böylece süreç içindeki görevleri zamana bağlı olarak değerlendirebilirsiniz. Bu, özellikle son tarih odaklı görev ve süreçleri analiz ederken kullanışlıdır, çünkü grafik size görevlerin daha fazla verimlilik gerektirdiği alanları ve bir görevin tamamlanmasının başka bir görevin tamamlanmasına bağlı olduğu alanları gösterir. Zamanlamayı analiz eden akış şemaları, özellikle bir projede birkaç ekip gerektiğinde kullanışlıdır ve bu projenin tamamlanması için iletişim şarttır. Her sürecin ne kadar zaman alacağını anlamak, ekip üyelerinin çalışma günlerini daha iyi nasıl kullanacaklarını anlamalarına yardımcı olur.

Sorunları Giderme ve Düzeltme

İş akışındaki hataları ve sorunları düzeltmek zor, eğer neyin yanlış gittiğini ve işlemin hangi aşamasında yanlış olduğunu bilmiyorsanız. Bu nedenle sorun giderme akış çizelgesinin hayati bir amacıdır. Bir sorun giderme akış şeması tasarlamak için genellikle sorunu tanımlayıp bu sorunu akış şemasının en üstündeki bir kutuya yazarak başlarsınız. Ardından, bu sorunun farklı olası nedenleri olan kutulara bir ok ve ardından belirlediğiniz soruna dayanarak olası çözümler için bir kutu çizersiniz. Örneğin, sorunu müşteri hizmetleri sürecinizden memnuniyetsizlik olarak tespit ettiyseniz, daha sonra uzun telefon görüşmesi bekleme süreleri, teslimat sürelerinden memnuniyetsizliği, bilgiden memnuniyetsizliği içerebilecek memnuniyetsizliğin farklı nedenlerini ortaya çıkarırsınız. müşteri hizmetleri temsilcileri veya temsilcilerinizin kaba ve yararsız olduğu algısı. Bu kutuların her biri altında, özellikle müşterilerinizin mutsuz olmasının nedenini ele alan olası bir çözüm geliştireceksiniz. Bu, sorun giderme akış şeması oluşturmanın sadece bir örneğidir. Bazı işletme sahipleri, tablodaki kutulara yazılan basit doğru veya yanlış ifadelere dayanarak sorunların giderildiği gerçek veya yanlış bir model kullanmayı sever.