İşletmelerde Yazılı İletişim Nedir?

Yazılı iletişim, işletmelerin gelişmeleri, beklentileri ve yasallıkları dış dünyadaki çalışanlara ve bağlantılara iletmesini sağlar. İşletmelerde yazılı iletişimin geleneksel basılı kopyaları halen yaygın olmakla birlikte, e-posta ve çevrimiçi iletişim giderek yaygınlaşmaktadır. Yazılı iletişimin önemi göz önüne alındığında, en iyi uygulamaları kendi işinize uygulamanın temellerini anlamak iyi bir fikirdir.

Türleri

Girişimcilerle çalışan kar amacı gütmeyen bir kuruluş olan My Own Business'a göre yazılı iletişimin iki ana sınıflandırması iş dünyasındadır. İç yazılı iş iletişimi, şirketin her seviyesindeki işverenleri ve çalışanları içerir. Dış yazılı iletişim müşterileri, bağımsız müteahhitleri, endüstri meslektaşlarını ve doğrudan şirket için çalışmayan diğer kişileri içerir. İşletmelerde üç ana yazılı iletişim türü iş mektupları, not ve raporları içerir. Modern örnekler kısa mesajlaşma, sosyal ağ paylaşımları ve multimedya iş sunumlarını genişletebilir.

Kullanımları

İş mektupları, dış dünyayla iletişim kurarak işletme imajını desteklemeye yardımcı olabilir. Memoranda, esas olarak işverenler ve çalışanlar tarafından mevcut projeler, iş prosedürlerindeki değişiklikler veya diğer dahili konular hakkında bilgi iletmek için kullanılır. İş mektupları ve not, yazılı olarak kararlaştırılmış olanı yazılı olarak onaylamak için kullanılabilir. Raporlar, gelecekteki kararlar için yeni bilgilerin iletilmesine, verilerin analizine veya araştırmalara veya önerilere yardımcı olur.

Email İletişimi

E-posta, hızlı teslimatı, kullanım kolaylığı ve geniş kitlelere ulaşma yeteneği nedeniyle iş dünyasında yaygın bir yazılı iletişim haline geldi. Ticari e-postaların depolanması, e-postaların resmi kâğıt belgeler olarak mahkemede “aynı derecede kabul edilebilir” olması nedeniyle giderek daha önemli hale geldi. E-posta iletişimi, yazılı bir iş iletişimi biçimi olarak büyümeye devam ettikçe, şirketler giderek e-posta yönetiminde yardım için dış kaynaklara başvuruyor.

İpuçları

Kısalık, netlik ve özlü olmak için yazılı iletişimi oluşturmadan önce bir taslak oluşturun. Sürekli iletişim için telefon numarası, faks numarası veya e-posta adresi gibi ek kaynaklar sunun. Kolaylık sağlamak için madde imleri ve numaralı listeler kullanın. Yazılı iş iletişimi, harekete geçirme ifadesiyle sona ermelidir. Mümkün olduğunda telefon görüşmesi ile yazılı iletişimi takip edin.

Görgü kuralları

Ticari yazışmalar gönderirken veya yanıtlarken uygun görgü kurallarına uyun. İş mektupları; antetli kağıt, tarih, okuyucunun adresi, karşılama mesajı, başlık başlığı, ana gövde içeriği, kapanış açıklamaları ve gönderenin imzasını ve adını içermelidir.

E-postaya cevap verirken, yanıt metin kutusundaki gönderenin orijinal mesajını silmeyin. Bu bilgilerin yerinde bırakılması, alıcının yanıtınızı hızlı bir şekilde içeriğe yerleştirmesini sağlar. İş e-postası konu satırları açık ve anlamlı olmalıdır. Alıcının adından emin değilseniz, notu “Sayın Bay veya Bayan” olarak işaretleyin.