Elektronik Belge Yönetim Sistemi Nedir?

Makale belgelerinin ve dosyalarının saklanması, bir kuruluş için pahalı bir tekliftir. Belgeler dosya klasörlerine yerleştirilmeli ve pahalı bir dosya dolabına yerleştirilmeli ve ofis taşınmazları bir kenara bırakılmalıdır. Bir dosya gerektiğinde, bir kez daha alınmalı ve sonra dosyalanmalıdır. Bu sorunlar nedeniyle, pek çok şirket elektronik bir doküman yönetim sistemine yöneldi. Pek çok sistem mevcuttur, ancak hepsi benzer işlevsellik sunar.

Varış taraması

Bir belge elektronik belge yönetim sistemi kullanan bir ofise geldiğinde, toplu tarayıcı kullanılarak taranır. Bu tarayıcılar, bir kerede birden fazla sayfayı işleyebilen bir sayfa besleyiciye sahip bir fotokopi makinesi gibi çalışır. Belge tarandıktan sonra, bir memur ona bir ad, dosya numarası veya başka bir izleme kodu atar. Elektronik bir belge oluşturulduktan sonra, orijinal kağıt belge parçalanabilir.

Doküman Yönetim Yazılımı

Her bir dosyayı düzenlemek ve saklamak için özel bir belge yönetim yazılımı kullanılır. Bu araçlar, her belgenin içeriğini okuyan güçlü optik karakter tanıma özelliğini kullanarak depolama ve alma işlemini basitleştirir. Bu bilgiler elektronik dosyanın bir parçası olarak depolanır ve veritabanında depolanan her belgenin içeriğinin aranmasını mümkün kılar. Çalışanlar, belirli anahtar kelimeler içeren veya başka herhangi bir değişkeni kullanan belirli bir müşteriden tüm belgeleri arayabilir. Normalde bir dosya memurunun zamanının saatlerce süreceği şey artık birkaç dakika içinde herhangi biri tarafından gerçekleştirilebilir.

Elektronik Yönlendirme

Belge tarandıktan sonra, katip belgeyi kuruluştaki herkese incelenmek üzere iletebilir. Geleneksel bir kağıt ortamında, bu dosyayı el ile teslim etmeyi içeriyordu. Dosyaların kaybolması ya da çalışanın masalarında günlerce ya da haftalarca kaybolması ya da başkaları tarafından kullanılamaması olağandı. Belge yönetim sistemleri, kuruluştaki herhangi biri tarafından derhal incelenmesini sağlar. Her belge, çalışanlar arasında, hatta ofisler ve bölgeler arasında bile hemen iletilebilir.

Geliştirilmiş güvenlik

Her elektronik belge, bankalar tarafından kullanılana benzer gelişmiş bir güvenlik protokolü kullanılarak korunabilir. Belgeler, yalnızca belirli çalışanların belirli bilgilere erişebilmesi için korunabilir. Kilitli dosyalama dolapları, bilgilerin yanlış ellere düşme ihtimalini büyük ölçüde azaltan şifre korumalı güvenlik sistemleri ile değiştirilir. Satış departmanı herhangi bir çalışanın kullanımına sunulan belgeleri saklayabilirken, insan kaynakları hassas bilgilerin tamamen korunmaya devam edeceğinden emin olabilir.

Site Dışı Yedekleme

Belge veri tabanı herhangi bir cihaza kolayca kaydedilebilir. Birincil depolama aygıtı genellikle şirketin birincil ofisinde, genellikle bilgi teknolojisi bölümünde bulunan bir sunucuda bulunur. Veriler ayrıca kolayca yedeklenir ve saha dışında saklanır. Bu, kağıt dosyalar üzerinde, su hasarı veya yangınla kolayca tahrip edilebilecek büyük bir gelişmedir. Belge veritabanının tamamının bir kopyasını saha dışında tutmak mükemmel bir iş sürekliliği planı sağlayarak, önemli bilgilerin bir felaket nedeniyle kaybolmamasını sağlar.