Hesap Notasyonu Nasıl Yazılır?

Yüksek müşteri memnuniyeti ile başarılı ve yüksek kar elde eden bir işletme arasında bir ilişki vardır. Bu nedenle birçok işletme, müşterilerin endişelerini dile getirebilecekleri, sorular sorabilecekleri ve işletmeler tarafından sunulan ürünler veya hizmetlerle yaşadıkları sorunları çözebilecekleri çağrı merkezlerine sahiptir. Bir müşteri her aradığında, müşteriyle konuşan temsilcinin, tartışmanın ayrıntılarını açıkça belirtmesi gerekir; böylece işletme, her bir müşterinin hesabının ve kişisel durumunun tam bir kaydına sahip olur.

1.

Müşteriden gelen aramayı cevapla. Her işletmenin kendine özgü karşılama temsilcileri vardır, telefon görüşmelerine cevap verirken müşterilere hitap etmeleri gerekir. Kibar bir tonda, müşterinizle konuşmaya başlamak için şirketinizin tercih ettiği selamlamayı kullanın.

2.

Müşterinin hesabına erişin. Şirketler hesap bilgilerini almak için genellikle müşteri hesap numaralarını kullanır, ancak bazı durumlarda müşteri bu bilgilere sahip olmayabilir. Bazı sistemler, müşterinin telefon numarasını kullanarak temsilcinin müşteri hesaplarını çekmesine izin verir.

3.

Hesabı ve hesap sahibini doğrulayın. Müşteriden, Sosyal Güvenlik numarasının son dört hanesi, adresi, doğum tarihi veya adı gibi geleneksel bilgileri isteyin. Her şirketin müşteri hesaplarını doğrulamak için kendi yöntemleri vardır.

4.

Müşterinin sorusunu veya endişesini tanımlayın. Gerekirse, müşterinin durumunu tanımak için geçmiş açıklamaları gözden geçirmek için bir dakikanızı ayırın. Müşterinin sorusunu veya ilgisini açıklamasını dikkatlice dinleyin ve not alın.

5.

Müşterinin sorununu çözün ve tüm soruları cevaplayın. Müşteriyi memnun etmek için gerekli önlemleri alın. Her şirketin bireysel müşteri şikayetlerini ele almanın çeşitli yöntemleri vardır. Sorunu çözdükten sonra, müşteriye, memnuniyetini sağlamak için durumu nasıl ele aldığınızdan memnun olup olmadığını sorun.

6.

Hesap gösterimini tamamla. Bir hesap gösterimi, müşterinin çağrısının nedenini, attığınız işlemi ve müşteriye verdiğiniz sözleri belirtmelidir. Bir müşterinin probleminin çözüldüğünü ve mükemmel bir servis aldığından emin olduklarından, uygun hesap gösterimleri çok önemlidir. Ayrıca müşterilerin tekrar arayacaklarını görmek için düzenlemelerin yapılmasını ve muhafaza edilmesini ve gelecekteki temsilciler için bir kayıt olarak kullanılmasını sağlar.