Kuruluşunuz İçin İyi Bir PowerPoint Nasıl Verilir

PowerPoint, halka açık konuşmacı olarak eğitim görmemiş kişilerin izleyicilere sunum yapabilmelerini sağladığı için övgüler aldı, ama aynı zamanda kötü kliplerin ortasında onları çözemeyen kitlelere ulaşamayan çok iyi fikirlerin sanat ve zippy, anlamsız animasyonlar. En iyi ihtimalle, ödüllü bir sigara karşıtı mesaj olan "The Convenient Truth" tasarım firması Empowered Presentations'ın yaptığı gibi, metne ihtiyaç duymadan büyük fikirleri sergileyen ilgi çekici grafikler sunar. En kötüsü, NASA'nın kurum içi sunumlarında üst yönetimin uzay mekiği Columbia'nın patlamasına neden olan kritik tasarım kusurlarına karşı uyarı vermemesinde yaptığı gibi, anlatıların en önemli noktalarında önemli gerçekler ortaya çıkıyor. Şirketiniz için bir PowerPoint sunumu yapma sırası sizde olduğunda, başarıya ulaşmayı ve her adımda başarısızlıktan kaçınmayı planlayın.

1.

Sunumunuzu gerçekleştirmeden önce ne iletmeniz gerektiğini bilin. Dalmak ve grafikler seçmeye, slaytlar oluşturmaya veya renkleri sunmaya başladığınız andan itibaren renkleri seçmeye başlayabilirsiniz. En iyi sonuçlar için, iletiyi ve iletmek için neyin tehlikede olduğunu netleştirin. Potansiyel bir müşteriye sunum yapmak, departman yöneticileri ile kurum içi konuşmadan farklı bir yaklaşım gerektirir.

2.

Sunumunuz boyunca tutarlı bir görsel tema uygulayın. Birden çok yazı tipi kullanmaktan veya her slaydın diğerinden tamamen farklı görünmesini sağlamaktan kaçının. PowerPoint galerisinden bir tema seçin ve onu kullanın ya da özelleştirin ya da şirketinizin kimliğini yansıtan kendinizinkini geliştirin.

3.

Metin sınırla. Slaytlar, bir başlık ve bir avuç mermi içermelidir. Düşünceyi kışkırtmak için görseller olmadan sunulduğunda mesajınız kaybolur. Anlatı için zemin sağlamak için basit, çekici bir görsel kullanın.

4.

Arka sıradaki kişilerin okuyabileceği bir metin boyutu kullanın. Sunumunuzu, kuracağınız sunumlara yakın bir ortamda test edin. Projeksiyon ekranından uzağa oturun veya izleyicilerinizin oturabileceği kadar izleyin ve içeriğinizin okunabilirliğini değerlendirin. Metninizi netleşinceye kadar genişletin ve içeriğe verbilgiye bağlılığı azaltıp azaltamayacağınızı görmek için değerlendirin.

5.

Metniniz ve arka planınız arasında okunabilir renk kontrastını koruyun. Renk şemalarını seçerken renk algısı sorunları olan insanların ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun. Renkli karşıtları üst üste koymaktan kaçının. Yeşil bir arka plandaki kırmızı metin titremeye benzemiyor, aynı zamanda sonuç renk körü olanlar için okunamıyor olabilir.

6.

Dikkatli grafikler seçin. Daha önce kullandığınız küçük resimlerden veya sizi ezgili veya yapışkan olarak gösteren resimlerden kaçının. Ucuz telif ücretsiz lisans veya açık kaynaklı kullanım izni ile kaliteli, etkili fotoğraflar arayın.

7.

Animasyonu akıllıca ve zekice kullanın. Her slayt basarsa, yakınlaştırır, çevirir ve uçarsa, izleyicileriniz baş dönmesi ve kahkaha arasında sıkışmış olabilir. Belirli bir animasyona neden ihtiyacınız olduğunu kendinize sorun ve tek cevabınız "program seçenekleri listesinde olduğu için" ise, bunu çıkarın.

8.

Slaytlarınızı yalnızca izleyicilerinize okuyup sunum olarak adlandırmayın. Dikkatlerini çekmek yerine onları uykuya sokma olasılığı daha yüksektir. Aslında, tüm slaytlarınız metinden oluşuyorsa, sunumunuz hedef kitlenizi işaret edecek kadar içermez.

9.

Bilgilerinizi konu ve dil açısından izleyicilerinizle ilgili olarak saklayın. Teknik terimleri her gün bunları kullananlara ya da ne hakkında konuştuğunu bilmeyen bir izleyici kitlesine jargonu açıklamayın.

10.

İzleyicilerinizi meşgul edin; sadece onlara ders verme. Katılım gerektiren soru sorma fırsatları yaratın ve izleyicilerinize, yaptığınız puanların ihtiyaçları ile ilgili olduğunu gösterin.

11.

Sunumunuzu, özellikle içinde zamanlanmış etkinlikleri kullanıyorsanız prova edin. Konunuzu bilmeyen bir test izleyicisinin önünde pratik yapın. Onlara puanlarınızı ne kadar net verdiğinizi ve anlatınızı nerede geliştirebileceğinizi açıklamak için tasarlanmış sorular sorun.

12.

Ekipmanınızın çalıştığından emin olun. Kendi ofislerinizde sunum yapıyorsanız, bilgisayarınızı ve projeksiyon cihazınızı önceden ayarlayın ve işletim sisteminden yazılımdan projektör lambasına kadar her yönüyle test edin. Yolda sunum yapıyorsanız, sorunları planlayın, böylece ortaya çıkarlarsa onlar tarafından yakalanmayacaksınız. Ekstra kablolar, PowerPoint dosyanızın yedek bir kopyasını bir başparmak sürücüsüne ve hatta mümkünse yedek bir dizüstü bilgisayar getirin.

13.

Ayrı bir bildiri hazırlayın, kullanıyorsanız, yalnızca slaytlarınızın bir çıktısını alın. Ekranda işe yarayan şey, konuşmanızın doğru bir şekilde özetlenmesini sağlamaz, özellikle de mesajınızın bir bölümünü metne eşlik etmeden çerçeveleyen grafikli slaytlar kullanıyorsanız. Basılı belgelerinizi adım atıncaya kadar yayınlamayın ya da bir etki yaratma şansınızı mahvedeceksiniz - ve herkes size dikkat etmek yerine okuyacak.

İpuçları

• Okunamayacak kadar küçük bilgiler içeren bir slayt için özür dilemek zorundaysanız, içeriğini sunmanın başka bir yolunu bulun. Büyük bir akış şeması veya grafiği dahil etmek için, yukarıdan aşağıya doğru art arda gelen bölümlerine yakınlaşın.
• Kitlenizin zaten bildiği çok fazla arka plan bilgisi ekleyip eklememediğinizi kendinize sorun. Giriş anı bağlamı gösterirken, barizin uzun süreli yetersizliği dikkatsizliği arttırır.
• Bir web sitesi veya ürün tasarımıyla ilgili bir noktayı anlatan bir metinden ziyade, sitenizi veya özelliğini gösterin ve görselinizi gösterirken konuşun.

Uyarı

• Bir müşteri yerinde, kongre toplantı odasında veya kontrol etmediğiniz başka bir yerde sunuyorsanız, söz verdiğiniz ekipman veya kurulumun gerçekleşeceğini varsaymayın. Siteye önceden göz atın ya da bir kongre odası ise tesislerini gösteren bir fotoğraf isteyin.