İşletmelerde İptal Edilen Çekler Nasıl Dosyalanır?

İptal edilen bir çek, alacaklı tarafından ödenen ve bankacılık kurumunuz tarafından onaylanan kontroldür. İptal edilen çekler için makul bir dosyalama sistemi, bir işletme için operasyonel faydalar ve yasal teminat sağlar. Bir işletme, iptal edilen çeklerini kişisel tercihlerine göre elektronik veya fiziksel formatta dosyalayabilir.

Çekleri Saklamak İçin Nedenler

İptal edilen çeklerinizi korumanızın en önemli nedeni, vergi denetimi durumunda kanıt sağlamaktır. İptal edilen çekler, vergi beyannamenizde talep ettiğiniz masrafların gerçekten mevcut olduğuna dair sağlam kanıtlar sunar. Vergi amaçlı iptal edilen çekleri en az yedi yıl saklamak en iyisidir, ancak teknik olarak IRS dolandırıcılıktan şüphelenirse eski getirilere bile meydan okuyabilir. Yasal yararın yanı sıra, iptal edilen çekler defter tutma işlemlerini basitleştirebilir ve satıcılara çifte ödemenin önlenmesine yardımcı olabilir.

Elektronik vs Fiziksel

Bazı bankalar hala orijinal iptal edilen çekleri talep eden müşterilere iade ediyor. Bununla birlikte, çoğu banka, orijinalleri yerine iptal edilmiş çeklerin fiziksel veya elektronik kopyalarını çıkarır. IRS, fiziksel veya elektronik kopyaların geçerli kanıt olarak kullanılmasına izin verir, böylece işletme sahipleri, operasyonları için en iyi olanı seçebilirler. Birçok banka müşterilere, iptal edilen çeklerinin tüm kopyalarını, fiziksel ve elektronik aylık beyanlarıyla birlikte otomatik olarak alma seçeneği sunar.

Doldurma sistemi

Elektronik mu yoksa fiziksel kontrol kopyalarını mı seçerseniz seçin, çalışan bir dosyalama sistemine ihtiyacınız olacaktır. İptal edilen çekleri dosyalamak için iki ana seçenek vardır: zaman dilimine veya satıcıya göre. Çekleri aylık artışlarla doldurmak, artık gerek duymadığınız eski çekleri silmeyi veya imha etmeyi kolaylaştırır. Aylık yöntem ayrıca, aylık banka ekstrenizden elektronik kopyalar indirmeniz halinde de işe yarar. Satıcı tarafından dosyalama, işlemlerin nereden geldiğini analiz etmeyi kolaylaştırır, ancak bunu yapmak için her zaman muhasebe yazılımınızı kullanabilirsiniz.

Diğer detaylar

Küçük ayrıntılar, çek dosyalama sisteminizi tamamından büyük değerlere çıkarabilir. Karşılık gelen faturaya iptal edilmiş bir çek ekleyip bir araya getirdiğinizde iki kuşu bir taşla öldürebilirsiniz. Bu, gelen faturalarda kaçırılan ödemeleri yakalamayı kolaylaştırır. Çeki yazarken faturada işaret veya çek yaptığınızdan emin olun; bu, yanlışlıkla faturayı iki kez ödememenizi sağlamaya yardımcı olur. Dosyalama sisteminiz fiziksel ise, ekstra güvenlik için kilitli bir dosya dolabında saklayın. Veri kaybını önlemek için elektronik dosyalama sistemlerinin bir yedeğini alın veya bulutun üzerinde tutun.